admin, Autor w serwisie Biuro Rachunkowe M&B Wrocław

Optymalizacja kosztów firmy – jak efektywnie planować budżet i minimalizować wydatki?

Chcesz skutecznie zarządzać finansami i optymalizacją kosztów w swojej firmie? Zależy Ci na tym, aby przedsiębiorstwo rozwijało się nie tylko w zakresie działań, ale również budżetu? Sprawdź, jakie są kluczowe kroki w procesie optymalizacji finansowej, jakie narzędzia mogą być pomocne w tym zadaniu, oraz jakie korzyści mogą płynąć z profesjonalnego podejścia do zarządzania kosztami.

Czym jest optymalizacja kosztów?

Optymalizacja kosztów w firmie oznacza przede wszystkim podejmowanie wszelkich działań mających na celu zwiększenie efektywności finansowej. W praktyce jest to narzędzie służące realizacji szerszej strategii, która ma na celu zwiększenie zyskowności przedsiębiorstwa. Choć wielu przedsiębiorców podejmuje wysiłki w kierunku minimalizacji kosztów, osiągnięcie tego celu nie jest łatwym zadaniem.

Skuteczna optymalizacja kosztów wymaga bowiem zaangażowania pracowników oraz budowania przekonania, że podejmowane działania mają sens i przyczynią się do długotrwałego rozwoju firmy.

Nie każdy wie, że optymalizacja kosztów firmowych nie oznacza jedynie cięcia kosztów, a raczej poszukiwania równowagi między kontrolą wydatków a zachowaniem lub zwiększeniem wartości dostarczanej klientom. To strategiczny proces, który ma na celu wspieranie długoterminowego wzrostu i zrównoważonej rentowności przedsiębiorstwa. Ze względu na jego rozbudowany zakres, wielu przedsiębiorców na etapie optymalizacji koszów firmowych, decyduje się na pomoc zewnętrzną w postaci zatrudnienia profesjonalnych księgowych, doradców finansowych czy biur rachunkowych.

Jak zoptymalizować koszty w firmie?

Optymalizacja kosztów to proces ciągły, który wymaga od przedsiębiorcy stałego monitorowania, analizy i dostosowywania strategii w odpowiedzi na zmieniające się warunki rynkowe i wewnętrzne potrzeby firmy. Warto pamiętać również o tym, aby skupiać się na różnych obszarach działalności. Istnieje kilka czynności, które warto uwzględnić podczas optymalizacji kosztów firmowych.

  • Analiza kosztów – na samym początku dobrze jest przeprowadzić szczegółową analizę wszystkich kosztów firmy. Na tym etapie należy zidentyfikować obszary, w których koszty są największe lub te, w których można uzyskać największe oszczędności.
  • Negocjacje z dostawcami – warto ponownie przejrzeć wszystkie umowy z dostawcami i spróbować wynegocjować lepsze warunki. Tutaj przydatne może być również znalezienie opcjonalnych nowych dostawców, którzy oferują konkurencyjne ceny.
  • Zwiększenie efektywności operacyjnej – podczas optymalizowania kosztów firmowych należy również udoskonalić procesy operacyjne, eliminując zbędne etapy lub ulepszając je. Niekiedy przydatne jest wprowadzenie nowych technologii, które często zwiększają efektywność pracy.
  • Lepsze zarządzanie zasobami ludzkimi – każdy przedsiębiorca, któremu zależy na lepszych wynikach finansowych, powinien zoptymalizować strukturę zespołu, dostosowując liczbę pracowników do rzeczywistych potrzeb. Może się wydawać, że szkolenia pracowników to dodatkowy koszt, jednak te zazwyczaj zwiększają kwalifikacje pracowników i poprawiają ich wydajność.
  • Wprowadzenie innowacji – warto wykorzystywać nowoczesne technologie, które mogą zautomatyzować procesy i zwiększyć efektywność. Spora część przedsiębiorców decyduje się na przeniesienie części operacji do chmury, ponieważ zmniejsza to znacznie  koszty infrastruktury.
  • Zadbanie o większą świadomość pracowników – nie każdy chce to robić, jednak wielu specjalistów podkreśla, że często jest to niezwykle potrzebne. Przy procesie tego rodzaju warto zaangażować pracowników w proces optymalizacji kosztów, tłumacząc im korzyści dla firmy i dla nich samych. Warto również zachęcić do pomysłowości w zakresie oszczędności.
  • Stałe monitorowanie wyników – po wdrożeniu ewentualnych zmian, warto regularnie monitorować i poprawiać wyniki finansowe z celami optymalizacji.
  • Rozważenie restrukturyzacji – jeśli jest to konieczne, to należy również rozważyć restrukturyzację organizacyjną w celu dostosowania się do zmieniających się warunków rynkowych.

Warto pamiętać, że przy procesie optymalizacji kosztów firmowych niezbędne jest planowanie długoterminowe. Wraz ze specjalistą z zakresu rachunkowości, dobrze jest opracować długoterminowy plan optymalizacji kosztów, który uwzględnia nie tylko potrzeby firmy, ale również przyszłe zmiany w branży i ekonomii.

Jak planować budżet w firmie?

Planowanie budżetu w firmie jest fundamentalnym elementem skutecznego zarządzania finansami. Wdrażanie spójnych i realistycznych planów budżetowych umożliwia przedsiębiorstwu skuteczne alokowanie zasobów, dostosowywanie się do zmieniających się warunków rynkowych i osiąganie strategicznych celów. Proces planowania budżetu jest już nie tylko narzędziem kontrolnym, ale również strategicznym narzędziem zarządzania, które pozwala na optymalizację wydatków, inwestycji i przychodów. 

Każdy przedsiębiorca powinien zwrócić uwagę na istotne elementy, które umożliwią stworzenie dobrego i rzetelnego budżetu przedsiębiorstwa. Wśród nich można znaleźć przede wszystkim:

  • analizę historycznych danych finansowych,
  • określenie strategicznych celów biznesowych,
  • włączenie przedstawicieli różnych działów w proces planowania budżetu,
  • prognozowanie przyszłych przychodów przy uwzględnieniu różnych scenariuszy rynkowych,
  • identyfikacja wszystkich kosztów, zarówno stałych, jak i zmiennych,
  • określenie planowanych inwestycji i ocena ich korzyści,
  • ustalanie priorytetów w wydatkach zgodnie z kluczowymi celami,
  • stworzenie elastycznego budżetu, który pozwala na dostosowywanie się do zmian w otoczeniu biznesowym,
  • regularne monitorowanie i kontrola wykonania budżetu,
  • przygotowywanie raportów finansowych i analiza różnic między prognozami a rzeczywistym wynikami,
  • dostosowywanie budżetu na podstawie wyników analizy,
  • zapewnienie szkoleń dla zespołu z zakresu zarządzania finansami.

Jeśli jakiekolwiek z tych czynności wydają się przedsiębiorcy zbyt skomplikowane lub czasochłonne, to może on skorzystać z pomocy doświadczonych księgowych. Ci świadczą pomoc zarówno na samym początku planowania budżetu, jak i podczas ewentualnych optymalizacji finansowych w firmie.

Automatyzacja procesów księgowych – jak wprowadzić technologię do księgowości?

W dzisiejszych czasach innowacje technologiczne stanowią klucz do efektywności i konkurencyjności. Automatyzacja procesów księgowych staje się nieodzownym elementem dla firm dążących do doskonalenia swoich operacji. Dowiedz się, czym ona dokładnie jest oraz jakie korzyści za sobą niesie.

Czym jest automatyzacja procesów księgowych?

Prowadzenie księgowości w firmie nie należy do najłatwiejszych zadań. Czynności związane z rachunkowością oraz odpowiednią dyspozycją wszystkich finansów wymagają profesjonalnej wiedzy w tym zakresie i bardzo często dobrego doświadczenia. Wielu przedsiębiorców ze względu na brak poczucia kompetencji w tym zakresie decyduje się na zatrudnienie zewnętrznych księgowych. Coraz częściej wybieraną kwestią jest jednak również tzw. automatyzacja procesów księgowych. Jest to nic innego jak wykorzystywanie nowych technologii umożliwiających działania związane z prawidłowym wypełnianiem dokumentów księgowych i wywiązywaniem się z innych obowiązków w tym zakresie. Niekiedy automatyzacja następuje w całym zakresie tej działki firmy, w innych przypadkach jest ona wykorzystywana tylko w niektórych przypadkach. Proces automatyzacji, a więc wdrażanie nowych technologii, używa się przede wszystkim do:

  • sprawnego zarządzania dokumentami,
  • archiwizacji dokumentów,
  • wypełniania niektórych dokumentacji,
  • automatycznego wprowadzania danych,
  • elektronicznego obiegu dokumentów.

Czy warto wprowadzić technologię do księgowości – korzyści automatyzacji procesów księgowych

W dzisiejszych czasach technologia obecna jest niemal we wszystkich dziedzinach zawodowych. Proces unowocześniania pewnych działań i systemów jest nieunikniony i warto się do niego przyzwyczaić. Oczywiście z automatyzacją procesów księgowych wiążą się zarówno korzyści, jak i pewne zagrożenia. Odpowiednie wykorzystanie różnego rodzaju technologii może natomiast znacznie poprawić wydajność pracy związanej z księgowością i rachunkowością. Do najbardziej docenianych zalet wiążących się z unowocześnianiem branży księgowej zalicza się przede wszystkim:

  • sprawniejsze zarządzanie dokumentami,
  • minimalizowanie popełniania błędów w trakcie wypełniania dokumentacji,
  • zmniejszenie ryzyka zgubienia faktur,
  • wypełnianie dokumentów na czas,
  • Oszczędność czasu związana z wypełnianiem tabelek,
  • eliminacja faktur papierowych, w związku z czym uzyskanie większej przestrzeni w biurze,
  • oddelegowanie programom monotonnych zadań,
  • brak konieczności ręcznego kopiowania dokumentów.

Oczywiście nie każdy księgowy zdecyduje się na wdrażanie w swojej pracy nowoczesnych programów. Niektórzy wolą bowiem postawić na wolniejszą, ale według nich bardziej rzetelną pracę. Warto jednak pamiętać, że automatyzacja procesów księgowych jest raczej nieodwracalna i będzie ona pojawiała się na rynku w coraz większym stopniu. Warto wiedzieć, że korzyści płynące z nowych technologii wykorzystywanych w księgowości coraz bardziej przekonują wielu specjalistów. Bardzo często usprawnia ona ich pracę, umożliwiając zaoszczędzenie czasu, który dotychczas poświęcali na ręczne wprowadzanie dokumentów. 

Technologia w księgowości a rzeczywisty księgowy – co warto wiedzieć?

Automatyzacja otwiera nowe możliwości dla osób o ambicjach i wysokich kwalifikacjach, ale jednocześnie stanowi wyzwanie dla tych, którzy są przywiązani do tradycyjnych metod pracy. Wielu księgowych obawia się, że nowe technologie prędzej czy później wyręczą ich we wszystkich obowiązkach, co będzie wiązało się z koniecznością przearanżowania. Należy jednak mieć na uwadze, że praca księgowego wymaga nieustannego pogłębiania wiedzy. Programy komputerowe nie są w stanie zastąpić dobrego i rzetelnego księgowego, który stale zwiększa swoje kompetencje. Niezastąpiona jest również praca związana ze sprawdzaniem merytorycznej poprawności zaksięgowanych dokumentów czy udzielaniem doradztwa klientom. Te dwie kwestie, ale również wiele innych, wciąż są niezbędne do prowadzenia mniejszych i większych przedsiębiorstw. 

Do automatyzacji procesów księgowych warto więc podejść z otwartą głową. Sztuczna inteligencja czy oprogramowania ułatwiające wykonywanie obliczeń mogą znacznie usprawnić pracę dobrego księgowego, jednak z pewnością nie zastąpią jego kompetencji miękkich związanych z indywidualnym podejściem do klienta czy tworzeniem z nim długotrwałej, godnej zaufania relacji biznesowej.

Badania okresowe w firmie – jakie są obowiązki pracodawcy i pracownika i jak je rozliczyć?

Jesteś pracodawcą i planujesz badania okresowe w swojej firmie? Zastanawiasz się, jakie są Twoje obowiązki i o czym na pewno musisz pamiętać w kontekście rozliczenia takich działań. Sprawdź, czym dokładnie są badania okresowe, na czym polegają i jakie niosą za sobą obowiązki wobec przedsiębiorców oraz zatrudnianych przez nich pracowników.

Czym są badania okresowe w firmie?

Badania okresowe w firmie to rutynowe, regularne przeglądy, analizy i oceny różnych obszarów działalności przedsiębiorstwa, mające na celu monitorowanie, utrzymanie i poprawę jego efektywności oraz zgodności z przepisami. Te badania są prowadzone okresowo, zazwyczaj cyklicznie, i obejmują różnorodne aspekty funkcjonowania firmy. W zależności od danego obszaru w firmie dotyczą one  monitorowania innych umiejętności i zasobów.

  • Zdrowie pracowników – przeprowadzanie badań medycyny pracy, które są gwarancją tego, że zatrudniona osoba jest w stanie pod kątem zdrowotnym wykonywać dany zawód i wywiązywać się z określonych w umowie obowiązków.
  • Finanse i rachunkowość – np. analiza kondycji finansowej, sprawozdań finansowych, skrupulatne badanie księgowości, zysków i strat, oraz ocena zgodności z przepisami podatkowymi.
  • Zasoby ludzkie – przegląd struktury organizacyjnej, ocena wydajności pracowników, analiza kosztów zatrudnienia, a także sprawdzenie zgodności z obowiązującym prawem pracy i przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy.
  • Procesy operacyjne – ocena efektywności procesów biznesowych, identyfikacja ewentualnych obszarów do usprawnienia, analiza jakości produktów lub usług oraz monitorowanie zgodności z normami i standardami branżowymi.
  • Zarządzanie ryzykiem – badanie i ocena ryzyka związanego z działalnością firmy, identyfikacja potencjalnych zagrożeń i opracowanie strategii zarządzania nimi.
  • Zarządzanie projektami – ocena postępów w realizacji projektów, analiza kosztów i korzyści, identyfikacja potencjalnych problemów oraz dostosowanie strategii projektowej.
  • Zarządzanie jakością – analiza procesów zapewniających jakość produktów lub usług, monitorowanie satysfakcji klienta, oraz wdrażanie działań korygujących w razie potrzeby.
  • Zgodność z przepisami i standardami – sprawdzenie, czy firma działa zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi i standardami branżowymi.

Badania okresowe są kluczowym narzędziem dla przedsiębiorstw, pozwalającym na utrzymanie wysokich standardów, identyfikację obszarów do poprawy oraz dostosowanie się do zmieniającego się otoczenia biznesowego. Regularne przeglądy pozwalają unikać problemów, a także efektywnie reagować na zmiany wewnątrz i na zewnątrz firmy.

Badania okresowe – obowiązki pracodawcy i pracownika

Ze względu na holistyczne podejście badań okresowych w firmie, zarówno pracownik, jak i pracodawca ma w obowiązku wywiązać się z różnego rodzaju czynności. Ze względu na stanowiska, a także rodzaj odpowiedzialności, różnią się one od siebie w niektórych kwestiach. 

Jakie są obowiązki pracodawcy przy badaniach okresowych w firmie?

Obowiązki pracodawcy przy badaniach okresowych w firmie zazwyczaj wynikają z przepisów prawa pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ewentualnych specyficznych regulacji branżowych. Pracodawca musi przede wszystkim:

  • przygotować listę obszarów, które wymagają kontroli,
  • zatrudnić odpowiednich profesjonalistów potrafiących wykonywać testy związane z badaniem efektywności pracowników, a także monitorowaniem ich postępów, zysków oraz strat w każdym obszarze działania firmy,
  • organizować regularne badania okresowe zgodnie z przepisami prawa,
  • określać rodzaj badań, który zależy od charakterystyki pracy wykonywanej przez pracowników oraz zagrożeń związanych z danym stanowiskiem,
  • umożliwić pracownikom udział w badaniach okresowych,
  • zapewnić odpowiednie warunki do pracy,
  • dbać o poufność i bezpieczeństwo wyników badań okresowych, 
  • dostosować stanowiska pracy np. podjąć działania mające na celu dostosowanie warunków pracy do potrzeb zdrowotnych pracownika (np. zmiana stanowiska, dostosowanie ergonomii),
  • zachowywać  dokumentację oraz przedstawiać ją odpowiednim organom przeprowadzającym badania okresowe.

Warto zaznaczyć, że specyfika obowiązków pracodawcy może się różnić w zależności od konkretnych przepisów krajowych i branżowych. Dlatego też zawsze warto sprawdzić aktualne regulacje obowiązujące w danym kraju oraz dostosować procedury zgodnie z lokalnymi przepisami.

Jakie są obowiązki pracownika przy badaniach okresowych w firmie?

Pracownicy mają pewne obowiązki związane z badaniami okresowymi w firmie. Najczęściej są one powiązane z wykonywanymi przez nich zawodami. Do najważniejszych kwestii należą:

  • prowadzenie dziennika obecności w zakładzie pracy w sposób wybrane przez pracodawcę,
  • wywiązywanie się z obowiązków oraz dokumentowanie swojej pracy,
  • uczestnictwo w badaniach związanych z medycyną pracy,
  • stałe poszerzanie swoich umiejętności,
  • zgłaszanie i dokumentowanie ewentualnych nieprawidłowości przełożonemu,
  • zgłaszanie zmian o stanie zdrowia czy innych danych personalnych.

Pracownicy powinni być świadomi, że badania okresowe są często narzędziem służącym zapewnieniu bezpieczeństwa i zwiększania efektywności miejsca pracy, a współpraca ze specjalistami ma na celu ochronę zarówno pracowników, jak i pracodawcy.

Jak rozliczyć badania okresowe w firmie?

Nie każdy wie, że za badania okresowe w firmie najczęściej koszty ponosi pracodawca. Rozliczenie płatności tego rodzaju wymaga uwzględnienia kilku aspektów, takich jak podatek dochodowy, koszty pracownicze i księgowość. Poniżej znajdziesz ogólne wytyczne dotyczące sposobu rozliczenia tych kosztów. Warto pamiętać o kilku najważniejszych kwestiach:

  • czas, jaki pracownicy spędzają na badaniach okresowych, może być traktowany jako czas pracy, za który pracownicy powinni otrzymać wynagrodzenie,
  • koszty związane z badaniami okresowymi mogą być kwalifikowalne jako koszty uzyskania przychodów, co wpływa na obniżenie podstawy opodatkowania,
  • przedsiębiorstwo powinno upewnić się, że wszystkie koszty związane z badaniami okresowymi są zgodne z lokalnymi przepisami podatkowymi, co może obejmować określone limitacje i wymogi,
  • koszty badań okresowych powinny być dokładnie ujęte w księgach rachunkowych,
  • konieczne jest zachowanie dokładnej dokumentacji, takiej jak faktury za badania, umożliwi późniejsze śledzenie i udokumentowanie poniesionych kosztów.

Przed rozpoczęciem procesu rozliczania kosztów związanych z badaniami okresowymi, warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym. To pozwala bowiem zachować zgodność z lokalnymi przepisami i dostosować strategię rozliczeniową do specyfiki firmy oraz lokalnego otoczenia prawno-podatkowego.

Czy warto zatrudnić doradcę podatkowego? Zalety i wady eksternalizacji doradztwa podatkowego.

Zastanawiasz się nad zatrudnieniem doradcy podatkowego i zastanawiasz się, w jaki sposób to zrobić? Rozważasz zalety i wady tego rozwiązania. Dowiedz się więcej na temat usług świadczonych przez doradcę podatkowego i sprawdź, czy jest to korzystna opcja. 

Kim jest doradca podatkowy?

Większa część osób będąca aktywnymi podatnikami w pewnym momencie swojego życia zastanawia się, w jaki sposób legalnie, rzetelnie i korzystnie wywiązywać się ze wszystkich obowiązków podatkowych. Na tym etapie spore grono sięga po pomoc profesjonalistów, zwanych doradcami podatkowymi. 

Doradca podatkowy jest osobą, która zajmuje się przede wszystkim wspieraniem osób fizycznych oraz przedsiębiorców w zakresie szeroko pojętego zarządzania finansami. Zawód ten określa ustawa o doradztwie podatkowym z 5 lipca 1996 roku.

Szukając dla siebie doradcy podatkowego, warto sprawdzić, czy dana osoba posiada odpowiednio wysokie kwalifikacje, które obejmują przede wszystkim:

  • wyższe wykształcenie, 
  • specjalistyczną wiedzę,
  • rozległe doświadczenie w obszarze prawa finansowego i innych dziedzin prawnych.

Przepisy korporacyjne nakładają na doradców podatkowych obowiązek ciągłego doskonalenia się poprzez uczestnictwo w konferencjach, seminariach i szkoleniach. Jest to zawód zaufania publicznego, dlatego poza obszerną wiedzą merytoryczną, doradca podatkowy musi charakteryzować się nienagannym charakterem, zapewniając swoim postępowaniem gwarancję rzetelnego wykonywania zawodu.

Doradca podatkowy – w czym dokładnie może pomóc?

Doradca podatkowy to specjalista zajmujący się świadczeniem profesjonalnych usług doradczych w zakresie kwestii podatkowych. Jego głównym celem jest pomaganie klientom w zrozumieniu, interpretacji i zastosowaniu przepisów podatkowych oraz optymalizacja ich sytuacji podatkowej. 

Głównymi zadaniami doradcy podatkowego należą obszary takie, jak:

  • doradztwo, tworzenie opinii i wyjaśnień dotyczących zobowiązań podatkowych,
  • przygotowywanie dokumentacji podatkowej,
  • pomoc w tworzeniu zeznań i deklaracji podatkowych,
  • udzielanie wsparcia w obszarze podatkowym,
  • reprezentowanie klientów w postępowaniach przed organami podatkowymi na każdym etapie,
  • reprezentowanie klientów przed  Sądami Administracyjnymi,
  • wydawanie opinii i udzielanie wyjaśnień,
  • prowadzenie rozliczeń związanych z innymi niż podatki kwestiami, takimi jak należności publicznoprawne,
  • zarządzanie księgami podatkowymi i innymi rejestrami w celach podatkowych oraz oferowanie wsparcia w tym obszarze.

Doradztwo podatkowe obejmuje nie tylko obszar narodowego i międzynarodowego prawa podatkowego, ale także świadczenie usług doradczych i reprezentacja klientów w sprawach związanych z obowiązkami wynikającymi z prawa celnego. 

Zakres usług świadczonych przez doradcę podatkowego jest obszerny. Ze względu na to niektórzy przedsiębiorcy nie tylko sięgają po okresową pomoc takich zawodowców, ale również decydują się na ich pełnoetatowe zatrudnienie.

Czy warto skorzystać z doradcy podatkowego?

Jak wspomniano wcześniej, z usług doradcy podatkowego może skorzystać każdy, kto potrzebuje pomocy w zakresie podatków. Najczęściej na takie działanie decydują się przedsiębiorcy, którzy mają inne obowiązki poza prowadzeniem dokumentacji i zarządzaniem finansami. Decyzja o zatrudnieniu doradcy podatkowego jest korzystna ze względu na kilka istotnych kwestii.

Efektywne zarządzanie czasem

Osobiście zajmowanie się dokumentacją finansową w firmie może skutkować frustracjami i dużym nakładem czasu, zwłaszcza dla osób bez dużego doświadczenia w tych dziedzinach. Delegowanie obsługi księgowej do rąk profesjonalnego doradcy podatkowego przekłada się na znaczną oszczędność czasu, co umożliwia przedsiębiorcom skupienie się na rozwoju firmy w innych obszarach.

Podniesienie bezpieczeństwa i ochrona finansów

Doradcy podatkowi oferują usługi świadczone wyłącznie przez ekspertów posiadających odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie. To gwarantuje, że wszelkie rachunki i dokumenty są obsługiwane zgodnie z prawem, co zwiększa bezpieczeństwo firmy oraz ochronę jej spraw finansowych. Doradcy posiadający wiedzę z zakresu prowadzenia biznesu mogą również wnosić cenne spostrzeżenia, co czyni ich usługi niezwykle wartościowymi. Ważne jest również, że ci profesjonaliści systematycznie doskonalą swoje umiejętności, co pozwala im dostosowywać się do obowiązujących przepisów i zasad.

Oszczędność finansowa

Współpraca z doradcą podatkowym przynosi znaczną oszczędność czasu, a profesjonalna obsługa księgowa jest opłacalną inwestycją. Dzięki niej rozliczenia są prowadzone precyzyjnie i terminowo, co minimalizuje ryzyko błędów finansowych, znacznie ograniczając potencjalne straty dla przedsiębiorcy.

Wygodna i komfortowa obsługa

Korzystanie z usług doradcy podatkowego oznacza również ogromną wygodę dla klienta. Wielu profesjonalistów oferuje reprezentację przedsiębiorcy we wszelkich sprawach urzędowych na podstawie udzielonego pełnomocnictwa. Zlecanie im działań rachunkowych nie wymaga znaczącego wkładu pracy, co zdecydowanie zwiększa komfort prowadzenia działalności.

Gdzie znaleźć doradcę podatkowego? 

Chcąc znaleźć dobrego doradcę podatkowego, należy przede wszystkim rozważyć opcję jego zatrudnienia. W przypadku, gdy przedsiębiorca chce zatrudnić osobę na stworzone w firmie specjalne stanowisko w tym zakresie, najlepiej jest rozpocząć pełnoprawny proces rekrutacyjny, który obejmuje między innymi takie działania, jak:

  • przygotowanie opisu stanowiska,
  • wystawienie ogłoszenia,
  • headhunting,
  • przejrzenie CV,
  • przeprowadzenie rozmów o pracę.

Bardzo dobrym rozwiązaniem jest jednak również skorzystanie z działań istniejącej już firmy na rynku, która oferuje współpracę w zakresie doradctwa podatkowego. Jest to opcja korzystniejsza finansowo ze względu na brak konieczności opłacania ZUS i podatków za nowego pracownika. 

Wady i zalety eksternalizacji doradcy podatkowego

Wciąż najczęściej wybieranym rozwiązaniem przez firmy jest zatrudnienie zewnętrznego doradcy podatkowego  z innej firmy np. z biura rachunkowego. To niesie bowiem za sobą sporą listę korzyści:

  • gwarancja specjalistycznej wiedzy – zewnętrzni doradcy podatkowi często posiadają specjalistyczną wiedzę i doświadczenie w zakresie prawa podatkowego, co może być trudne do uzyskania wewnętrznie w firmie,
  • oszczędność czasu – delegowanie spraw podatkowych zewnętrznym ekspertom pozwala firmom skoncentrować się na ich głównych działalnościach, oszczędzając czas i zasoby,
  • unikanie błędów – specjaliści zewnętrzni są zazwyczaj bieżąco zaznajomieni z aktualnymi przepisami podatkowymi, co minimalizuje ryzyko popełnienia błędów w rozliczeniach,
  • elastyczność – firma może dostosować zakres usług doradczych w zależności od aktualnych potrzeb, co daje większą elastyczność w zarządzaniu kosztami,
  • rozbudowana oferta usług – firmy świadczące usługi doradcze często posiadają rozległe doświadczenie w obszarze podatków, co pozwala klientom skorzystać z szerokiej gamy usług, takich jak planowanie podatkowe czy reprezentowanie przed organami podatkowymi.

Poza wieloma zaletami eksternalizacji doradcy podatkowego dobrze jest również znać te, które wiążą się z ryzykiem. Warto mieć na uwadze takie kwestie, jak:

  • brak pełnej znajomości firmy – zewnętrzni doradcy mogą nie mieć pełnego zrozumienia dla specyfiki działania danej firmy, co czasem utrudnia dostosowanie porad do konkretnych potrzeb klienta,
  • ryzyko poufności – dzieląc się wrażliwymi informacjami finansowymi z zewnętrznymi podmiotami, istnieje ryzyko naruszenia poufności danych,
  • mniej kontroli – firma traci pewną kontrolę nad procesem, zwłaszcza jeśli chodzi o terminy i priorytety działań doradczych,
  • zależność od zewnętrznych dostawców – firmy zewnętrzne mogą mieć inne priorytety i obowiązki, co może wpływać na dostępność usług w terminie.

W przypadku jakiejkolwiek chęci zatrudnienia doradcy podatkowego najważniejsze jest upewnienie się,  że dany doradca podatkowy posiada pełnoprawne uprawnienie oraz profesjonalną wiedzę. To bowiem jest gwarancją rzetelnie i legalnie prowadzonych działań podatkowych w firmie. 

Pomoc publiczna i dofinansowania – jak księgować i rozliczać środki z unijnych funduszy?

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, poszukiwanie alternatywnych źródeł finansowania stało się nieodłącznym elementem strategii rozwoju dla wielu przedsiębiorstw. Jednym z atrakcyjnych kanałów pozyskiwania środków są unijne fundusze oraz różnego rodzaju dofinansowania. Dowiedz się, w jaki sposób je uzyskać oraz jak je księgować i rozliczać.

Jak można zdobyć dofinansowanie?

Fundusze unijne są przydzielane w ramach różnych programów, a każdy obywatel może być beneficjentem. Cele, dla których są przyznawane środki, obejmują różne obszary. Mimo że fundusze te są najczęściej kojarzone z działalnością gospodarczą, mogą ubiegać się o nie również osoby, które nie prowadzą własnej firmy.

Nie każdy zdaje sobie sprawę, że sam proces składania wniosków i ich rozpatrywanie jest dość skomplikowany biurokratycznie. Wymaga to znajomości prawa, a także wykonania odpowiednich kroków biznesowych. 

W ramach unijnych środków realizowane są różnorodne programy, które obejmują zróżnicowane kryteria przyznania funduszy. Dodatkowe środki mogą być udzielane między innymi:

  • naukowcom, 
  • rolnikom, 
  • przedsiębiorcom, 
  • fundacjom,
  • jednostkom samorządu terytorialnego,
  • organizacjom. 

W przypadku działalności gospodarczej tego rodzaju środki często nazywane są dotacjami. Aby uzyskać dodatkowe fundusze, konieczne jest spełnienie kryteriów programu, przygotowanie wniosku i złożenie go w odpowiednim terminie.

Jak rozliczać środki z unijnych funduszy?

Każdy przedsiębiorca, który stara się o dofinansowanie, powinien mieć na uwadze, iż dotacja nie zawsze jest  zwolniona od podatku dochodowego.

Zgodnie z Rozporządzeniem dotyczącym prowadzenia PKPiR, przychody wpisuje się w kolumnach 7 i 8. Pierwsza z nich przeznaczona jest na przychody z działalności podstawowej przedsiębiorcy, co oznacza, że nie powinno się w niej uwzględniać żadnych wpisów związanych z dotacją. W kolejnej kolumnie zapisuje się pozostałe przychody, w tym właśnie dotacje. Warto Jednak pamiętać, że niekiedy, korzystają one ze zwolnienia od podatku PIT, a w takim przypadku nie powinny być wpisywane w tym miejscu. To bowiem pozwala na uniknięcie ich opodatkowania.

Do zapisu pozostają przedsiębiorcy więc inne miejsca. Takim jest między innymi kolumna 15. Można w niej wpisywać inne zdarzenia gospodarcze, nieobjęte kolumnami 1–13, a także wydatki odnoszące się do przychodów z kolejnych okresów. Jeśli przedsiębiorca chce uwzględnić informacje o otrzymanych środkach unijnych w PKPiR, może to zrobić właśnie w tym miejscu sprawozdania. 

Nie każdy wie, że przepisy nie nakładają na przedsiębiorcę obowiązku umieszczania informacji o dotacji w PKPiR. Decyzja w tej sprawie jest indywidualna. Jeśli przedsiębiorca nie jest pewny, jak dokładnie powinien postąpić, dobrze gdy uda się o pomoc do doradcy podatkowego. Rzetelna wiedza takiej osoby będzie z pewnością pomocna na etapie podejmowania decyzji, jak i w kolejnych krokach związanych z księgowaniem i rozliczaniem unijnych funduszy.

Jak księgować środki z unijnych funduszy?

Chcąc księgować środki z unijnych funduszy i prowadząc pełną księgowość, należy przede wszystkim ustalić i opisać zasady dotyczące rejestracji, rozliczania oraz ujęcia środków otrzymanych w ramach projektu w polityce rachunkowości.

Podczas planowania rejestracji księgowej, przedsiębiorca powinien uwzględnić wszystkie potrzeby informacyjne związane z raportowaniem wydatków w projektach. Podział kosztów musi być natomiast zgodny z zatwierdzonym budżetem projektu. Należy również wziąć pod uwagę techniczne możliwości posiadanego systemu księgowego oraz obowiązujące przepisy. Na tym etapie zazwyczaj niezbędna okazuje się pomoc księgowych.

Warto mieć na uwadze, że niekiedy przy uzyskaniu środków unijnych, konieczne jest:

  • otwarcie i prowadzenie osobnego rachunku bankowego, 
  • utrzymanie oddzielnej elektronicznej rejestracji księgowej,
  • stosowania odrębnego kodu księgowego.

To bowiem umożliwia identyfikację wszystkich transakcji i operacji księgowych związanych z projektem.

Uzyskanie dofinansowania ze środków unijnych jest bardzo często korzystnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców. Aby finanse te były odpowiednio dysponowane, konieczne jest ich prawidłowe rozliczenie i zaksięgowanie. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości dobrze jest sięgnąć po pomoc profesjonalnych księgowych. 

Sprzedaż samochodu firmowego — czy jest objęta podatkiem?

Dysponujesz samochodem firmowym i w najbliższym czasie chcesz go sprzedać? Zastanawiasz się, czy zbycie pojazdu wchodzącego w skład majątku przedsiębiorstwa zobowiązuje do zapłacenia podatku? Dowiedz się, czy sprzedaż auta wiąże się z uiszczeniem odpowiednich opłat podatkowych.

Do czego służy samochód firmowy?

Prowadzenie firmy to szereg obowiązków zawodowych dla jej właściciela. Bardzo często wykonywanie przez niego pracy zmusza do zainwestowania w pojazd mechaniczny. Niekiedy jest on również zmuszony do zakupu samochodu ze względu na ułatwienie obowiązków pracowniczym osobom zatrudnionym w przedsiębiorstwie. 

O samochodzie firmowym można mówić wtedy, gdy pojazd wpisany jest do majątku firmy. Jest to więc środek trwały w przedsiębiorstwie, który powinien służyć wyłącznie do czynności umożliwiających prowadzenie działalności. 

Pojazd firmowy może być przepisany z prywatnej własności na firmową. W tym przypadku konieczne jest ustalenie wartości początkowej auta i sporządzić oświadczenie o przeniesieniu. Istnieje również możliwość zakupu nowego lub używanego pojazdu. W takiej sytuacji „zakup na firmę” zobowiązuje do sporządzenia odpowiedniej dokumentacji i prawidłowym rozliczeniu (warto rozważyć takie dokumenty, jak umowa sprzedaży, faktura VAT 23%, faktura marża).

Samochód firmowy — co warto wiedzieć?

Jeśli właściciel firmy lub jej pracownicy wykorzystują samochód firmowy wyłącznie do celów umożliwiających prowadzenie działalności gospodarczej, to istnieje możliwość wpisania tego elementu do ewidencji środków trwałych. Jest to bardzo korzystne rozwiązanie, na które decyduje się większość przedsiębiorców. Dzięki tej czynności możliwe jest bowiem:

  • rozliczanie wydatków z zakresu finansów przedsiębiorstwa,
  • ujmowanie w kosztach firmy wartości pojazdu w postaci odpisów amortyzacyjnych,
  • zmniejszenie podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Jeśli decyzja po stronie przedsiębiorcy jest taka, że decyduje się on na wpisanie samochodu do ewidencji środków trwałych firmy, to musi on jednak liczyć się z koniecznością dodatkowych obowiązków z zakresu podatku VAT i podatku dochodowego.

Sprzedaż samochodu firmowego — co należy wiedzieć?

Jeśli przedsiębiorca decyduje się na zakup samochodu firmowego i korzysta z niego przez określony czas, a następnie stwierdza, że chce on się tego elementu pozbyć, powinien on pamiętać o kilku ważnych zasadach podatkowych. 

Sprzedaż samochodu firmowego, które jest opisywane w firmie jako środek trwały, wiąże się z koniecznością opodatkowania podatkiem VAT. Przepis ten nie obowiązuje wyłącznie, gdy przy nabyciu pojazdu właściciel firmy nie miał prawa odliczenia podatku naliczonego lub jeśli samochód używano w przedsiębiorstwie wyłącznie do celów zwolnionych z VAT (najczęściej są to więc osoby, które korzystają ze zwolnienia z podatku VAT). 

W każdej innej sytuacji niż wyżej wymienione, przedsiębiorca, który decyduje się na sprzedaż samochodu firmowego, podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. Co do zasady właściciele decydujący się na zbycie auta wpisanego do ewidencji środków trwałych, zobligowani są do zapłacenia podatku VAT wynoszącego 23%. 

Sprzedaż samochodu firmowego i podatek dochodowy

Jeśli właściciel decyduje się na sprzedaż samochodu firmowego, to musi on pamiętać, że kwota ze zbycia pojazdu będzie traktowana jako przychód. Suma ta będąca jednocześnie opłatą za zbycie pojazdu firmowego, jak i zyskiem, podlega opodatkowaniu podatkiem. Jego rodzaj i forma jest w tym momencie zależna od modelu działalności, na jaką zdecydował się przedsiębiorca. 

Wielu przedsiębiorców chcąc ominąć opłacenie podatku dochodowego, decyduje się na wycofanie samochodu firmowego. Należy jednak pamiętać, że zwolnienie z opodatkowania następuje dopiero po 6 latach (licząc od miesiąca, który następuje po miesiącu, w którym przedsiębiorca sprzedaje samochód). Przydatną informacją może być fakt, że niezamortyzowana wartość sprzedawanego pojazdu, jest traktowana jako koszt podatkowy. Nie każdy przedsiębiorca może sobie pozwolić na tak długoterminowe działanie i planowanie sprzedaży auta na 6 lat wprzód. Jeśli chce się uniknąć opłacenia podatku dochodowego, możliwe jest dokonanie darowizny osobie trzeciej. To nie powoduje przychodu po stronie przedsiębiorcy, a więc nie obliguje go do uiszczenia opłaty.

W każdym innym przypadku sprzedaż samochodu firmowego powinna być odpowiednio udokumentowana. Należy ją zaznaczyć w odpowiednim spisie ewidencyjnym, w części pliku JPK_V7. Jeśli na tym etapie pojawią się jakiekolwiek trudności, przedsiębiorca może skorzystać z doradztwa biznesowego, które świadczone jest w biurach rachunkowych.

Faktura VAT marża — co to jest i kiedy można ją wystawić?

Świadczysz usługi turystyczne, dokonujesz dostaw towarów używanych lub dostarczasz przedmioty kolekcjonerskie, antyki lub dzieła sztuki? Zastanawiasz się, jak w Twoim przypadku naliczany jest odpowiedni podatek? Sprawdź, czym jest faktura VAT marża i kiedy powinieneś ją wystawiać. 

Co to jest faktura VAT marża?

Faktura VAT marża to dokument, który umożliwia przeprowadzenie procedury naliczenia podatku. Z dokumentu tego zgodnie z prawem podatkowym mogą korzystać osoby, które zajmują się:

  • świadczeniem usługi turystyczne,
  • dokonywaniem dostaw towarów używanych,
  • dokonywaniem dostaw przedmiotów kolekcjonerskich i antyków,
  • dokonywaniem dostaw dzieł sztuki.

W przypadku faktury VAT marża opodatkowaniu podlegają tylko kwoty prowizji, pobierane przez sprzedawców. W innych sytuacjach, sprzedawcy mają obowiązek odprowadzić podatek VAT od pełnej wartości sprzedanych towarów lub usług. Właściciele firm korzystający z faktury VAT marża mają więc możliwość odprowadzania do urzędu skarbowego znacznie niższej kwoty podatku.

Marża, która występuje w nazwie tego specyficznego dokumentu, oznacza nic innego jak różnicę pomiędzy kwotą należności a ceną nabycia (pomniejszoną o kwotę podatku). 

Faktura VAT marża — jak ją wystawić?

Jeśli przedsiębiorca decyduje się na jedną z czynności opisanych w prawie podatkowym jako te, które umożliwiają korzystanie z faktury VAT marża, to zdecydowanie warto się na to zdecydować. Aby przygotować taki dokument, konieczne jest jednak zapoznanie się z prawidłowym jego wypełnianiem. Wszystko zależy od tego, jaki rodzaj usług świadczy się w danym przedsiębiorstwie. Na każdy z przypadków wcześniej wymienionych stworzona jest bowiem oddzielna procedura. Dobrze jest zapoznać się nie tylko z nią, ale również z innymi dodatkowymi wymaganiami dla zainteresowanych podatników. Proces może wydawać się na początku dość skomplikowany, jednak znajomość prawa może tylko i wyłącznie przyczynić się do jeszcze lepszego i bardziej rzetelnego wywiązywania się z obowiązków podatkowych. Jeśli na etapie zaznajamiania się z obowiązkami przedsiębiorców korzystających z faktura VAT marża pojawią się jakiekolwiek trudności, to warto zwrócić się o pomoc do doradcy biznesowego. W biurach rachunkowych doświadczeni księgowi świadczą pomoc z zakresu specjalistycznej wiedzy oraz praktycznego przygotowywania i wypełniania wszelkiej niezbędnej dokumentacji. 

Priorytetem podczas wystawiania faktury VAT marża jest zapoznanie się z odpowiednim dopiskiem na dokumencie. Przy polu, które obowiązuje danego przedsiębiorcę, konieczne jest jego zaznaczenie. Wśród możliwych opcji znajdują się:

  • procedura marży – usługi turystyczne / procedura marży dla biur podróży,
  • procedura marży – towary używane,
  • procedura marży – antyki,
  • procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie oraz dzieła sztuki.

Następnym krokiem jest uzupełnienie formularza prawidłowymi danymi, a więc konieczne jest podanie:

  • daty wystawienia faktury,
  • datę sprzedaży,
  • numer faktury,
  • nazwy / imiona i nazwiska stron transakcji,
  • adresy i numery NIP stron transakcji,
  • nazwę towaru lub usługi,
  • kwotę należności.

Na fakturze VAT marża nie trzeba podawać stawek podatku, cen jednostkowych czy wartości sprzedaży netto, jak to zazwyczaj dzieje się w przypadku faktur ogólnych. Należy jednak prawidłowo obliczyć podatek należny — w tym również niezwykle pomocna okazuje się pomoc ze strony księgowych.

Księgowanie faktury VAT marża — jak to zrobić?

Każdy przedsiębiorca wie, jak ważne jest odpowiednie zaksięgowanie wszystkich dokumentów, które znajdują się w jego firmie. Zebranie i zewidencjonowanie dokumentacji jest nie tylko czynnością uwarunkowaną prawnie, ale pozwala także na zachowanie prawidłowego obiegu księgowego całej firmy. 

Aby zaksięgować fakturę VAT marża, należy postępować dokładnie tak samo jak w przypadku każdej innej faktury. Obowiązują więc reguły ogólne, przy czym niezwykle ważne jest:

  • zaksięgowanie sprzedaży, uwzględniając przy tym marżę,
  • niemożność odliczenia VAT (jednak możliwe jest wliczenie jej w koszty).

Jak wspomniano wcześniej, faktura VAT marża to specjalny dokument, którym mogą posługiwać się określone w ustawie osoby. Jest to jednak niezwykle korzystne rozwiązanie, na które większość z tych przedsiębiorców się decyduje.

Czy i kiedy można anulować wystawione faktury?

Jesteś przedsiębiorcą i na co dzień zajmujesz się wystawianiem faktur? Zastanawiasz się, czy w przypadku błędnych zapisów masz możliwość anulowania takich dokumentów? Sprawdź, co zrobić w momencie, gdy wystawiona przez Ciebie faktura jest błędna i dowiedz się, kiedy można ją całkowicie wycofać.

Czym jest faktura i do czego służy?

Wystawianie faktur to jeden z obowiązków przedsiębiorców zawierających umowy z klientami i kontrahentami. Tego rodzaju dokument służy przede wszystkim do potwierdzania wykonywanych w firmie transakcji. Najczęściej wykorzystuje się go do celów księgowych, a więc archiwizowania realizowanych płatności. Ze względu na to, że faktura to jeden z ważniejszych dokumentów sprzedażowych, należy dokładnie zapoznać się z informacjami określającymi jego prawidłowe wypełnianie. O rzetelnie wypełnionej dokumentacji księgującej sprzedaż można mówić, jeśli zawarto w niej takie informacje, jak:

  • nazwa, adres i numer identyfikacyjny sprzedawcy,
  • nazwa, adres i numer identyfikacyjny nabywcy,
  • data wystawienia dokumentu,
  • data dokonania lub zakończenia dostawy towaru/wykonania usługi,
  • podpis faktura oraz jej numer,
  • nazwa towaru/usługi,
  • jednostka miary,
  • liczba sprzedanych towarów/rodzaj wykonanych usług,
  • cena netto, wartość netto, stawka podatku, wartość brutto,
  • suma wartości sprzedaży netto,
  • kwota należności ogółem wraz z podatkiem (wyrażone słownie i cyframi).

Błędna faktura — co zrobić?

Każda faktura powinna zostać wystawiona w dwóch egzemplarzach (oryginale i kopii). Nie ma jednak konieczności dopisywania, który z nich został stworzony pierwotnie. Dokument wystawia przedsiębiorca, który dokonuje sprzedaży wobec innego właściciela firmy. Fakturę można również wystawić osobie prywatnej, jednak w tym przypadku, konieczne jest wyraźne żądanie nabywcy. Dokumentację księgującą sprzedaż należy sporządzić nie później niż do 15 dni od końca miesiąca, w którym wykonano transakcję. Można to zrobić zarówno drogą elektroniczną, jak i papierową. 

Niekiedy, zwłaszcza u początkujących przedsiębiorców, zdarza się, że na fakturze pojawia się błąd. Może on dotyczyć niepoprawnych danych sprzedawcy lub nabywcy, numeru dokumentu czy innych elementów, które mają się na nim znaleźć. W takim przypadku możliwe jest skorygowanie dokumentacji, jednak aby to zrobić, należy dokładnie zapoznać się z przepisami podatkowymi. 

Jak poprawić błędy na fakturze?

W momencie wystawienia błędnej faktury, przedsiębiorca ma obowiązek stworzenie dokumentu korygującego. To, w jaki sposób powinien on być sporządzony, zależy od rodzaju niepoprawnie wpisanej informacji. 

  • Błąd dotyczący części opisowej — jeśli na fakturze błędną informacją jest ta, która dotyczy obszaru opisowego, a więc nie powoduje zmian w kwocie dokonywanej transakcji, to możliwe jest wystawienie wyłącznie noty korygującej lub dokumentu korygującego dane formalne. Taki dopisek (w dwóch egzemplarzach) przygotowywuje nabywca towaru i przekazuje ją sprzedawcy. Po zaakceptowaniu zmian z obu strony, fakturę korygującą należy podpisać. Jeśli błąd znajdzie sprzedawca przed okazaniem dokumentu nabywcy, może on wystawić dokumentację korygującą poprzez dokonanie zmian w części opisowej faktury pierwotnej.
  • Błąd dotyczący kwoty transakcji — jeżeli błąd na dokumencie księgującym sprzedaż jest związany z jedną z podanych kwot transakcji, to sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę korygującą. 

Anulowanie faktury — czy jest to możliwe?

Wielu przedsiębiorców, którym zdarzyło się błędne wystawienie faktury, zastanawia się, czy jest możliwość anulowania takiego dokumentu. Prawo podatkowe jasno jednak określa, że taka czynność jest możliwa wyłącznie, gdy:

  • transakcja nie doszła do skutku,
  • faktura VAT nie trafiła jeszcze do obiegu prawnego.

Należy pamiętać, że w tym przypadku konieczne jest spełnienie obu warunków, a więc sprzedaż nie mogła mieć miejsca, a dokument nie trafił do rąk nabywcy. 

Niekiedy nabywca odmawia przedsiębiorcy zapłaty za fakturę lub całkowicie rezygnuje z jej przyjęcia. Trzeba jednak mieć na uwadze, że mimo to, konieczne jest zaksięgowanie takiej sprzedaży. Brak akceptacji dokumentacji przez nabywcę nie zwalnia więc z obowiązku zaksięgowania transakcji, co oznacza, że w tym przypadku nie jest możliwe jej anulowanie.

Jak anulować fakturę? 

Najczęstszą sytuacją, w której dochodzi do anulowania faktury, jest moment, gdy sprzedawca wysyła fakturę z towarem, a odbiorca jej nie przyjmuje, a więc za nią nie płaci. Jeśli towar razem z dokumentem księgującym rzekomą sprzedaż, wraca do przedsiębiorcy, to obowiązek podatkowy nie ma miejsca, ponieważ nie doszło do transakcji. 

Jeśli zdarzyła się sytuacja, w której sprzedawca towaru lub usług ma możliwość anulowania faktury, należy pamiętać o rzetelnym i dokładnym przygotowaniu wszystkich dokumentów sprzedażowych opisujących daną transakcję. Aby anulować dokument, konieczne jest wyraźne przekreślenie dwóch przygotowanych egzemplarzy faktury. Niezbędne jest również dołączenie opisu potwierdzającego anulowanie. Na takim dopisku warto umieścić:

  • tytuł: anulowanie faktury,
  • datę anulowania faktury,
  • podpis osoby uprawnionej anulowanie faktur w przedsębiorstwie,
  • powód wnulowania dokumentu (nieobowiązkowe).

Należy nade wszystko pamiętać, że nawet w przypadku anulowania faktury, konieczne jest przechowywanie takiego dokumentu. Faktura, która została w ten sposób potraktowana, nie podlega ewidencji księgowej, jednak koniecznie trzeba umieścić ją w dokumentacji księgowej przedsiębiorstwa. Aby uniknąć ewentualnych błędów podczas przygotowywania opisu potwierdzającego anulowanie faktury, dobrze jest skorzystać z pomocy specjalistów. W biurach rachunkowych doświadczeni księgowi ułatwiają cały ten proces, towarzysząc przedsiębiorcy nie tylko w przygotowywaniu dokumentacji, ale również jej archiwizowaniu. 

Zawyżona stawka VAT – jak dokonać korekty?

Przez pomyłkę zastosowałeś/aś zawyżoną i niewłaściwą stawkę VAT i zastanawiasz się, czy możesz dokonać korekty? Chcesz wiedzieć, co zrobić i gdzie udać się w takim przypadku? Dowiedz się, jakie konsekwencje można ponieść za wystawienie błędnej stawki VAT na fakturze i sprawdź, jak naprawić ten błąd.

Zawyżenie stawki VAT – czy podlega korekcie?

W trakcie wystawiania faktury dotyczącej dostawy towarów bądź świadczenia usług sprzedawca ma obowiązek ustalić prawidłową stawkę VAT. Jeśli w przypadku niedopatrzenia lub popełnienia błędu na dokumencie znajdzie się błędna liczba, konieczne jest jego skorygowanie. Aby naprawić błąd, należy dokonać korekty podatku VAT należnego, a obowiązek ten leży po stronie sprzedawcy. 

Korekta w związku z błędnym zawyżeniem stawki VAT na fakturze wykonywana jest na podstawie art. 29 ust. 13 ustawy o podatku od towarów i usług. W nim zawarte są informacje na temat przepisów stosowanych w tego rodzaju przypadkach. 

Jak dokonuje się korekty zawyżonej stawki VAT?

W momencie stwierdzenia pomyłki na wystawionej fakturze, w której kwota VAT jest wyższa niż zamierzona, możliwe jest dokonanie korekty. Dotyczy to dokumentu, gdzie zawyżona została nie tylko stawka VAT na fakturze pierwotnej, ale również kwota podatku należnego. Obniżenie podstawy opodatkowania jest możliwe, jeśli podatnik posiada udokumentowaną zgodę nabywcy towaru lub usługobiorcy o tym, że akceptuje on warunki obniżenia podstawy opodatkowania. Konieczne jest również spełnienie tych warunków. Jeśli dana osoba nie ma takowej dokumentacji, to obniżenie podstawy opodatkowania dokonywane jest za okres rozliczeniowy, dopiero w momencie, gdy taką zgodę otrzyma pisemnie. 

Czy nabywca może odliczyć VAT w przypadku zawyżonej stawki VAT?

Zawyżona stawka VAT dotyczy nie tylko sprzedawcy, ale również nabywcy towaru lub usług. Jeśli na dokumencie widnieje błędna liczba, to należy mieć na uwadze, że nabywca, który otrzymuje błędną fakturę poprzez odliczenie kwoty VAT, traci więcej pieniędzy na opłacenie podatku niż w przypadku, gdyby faktura sporządzona była prawidłowo. O prawie nabywcy można przeczytać w dwóch artykułach istotnych w momencie zawyżenia stawki VAT:

w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT można przeczytać informację, iż podatnikowi używającemu towaru i usług do wykonywania opodatkowanych czynności, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług określa natomiast, że kwota podatku naliczonego jest traktowana jako suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, a także dokonania całej lub części zapłaty przed nabyciem towaru, lub wykonaniem usługi.

Zgodnie z tymi informacjami, nabywcy przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w momencie, gdy:

  • nabywca jest traktowany jako aktywny podatnik VAT,  
  • zakupiony towar lub usługa wykorzystuje się do wykonywania opodatkowanych czynności, prowadzących kolejno do określenia podatku należnego,
  • transakcja została zrealizowana,
  • przedsiębiorca otrzymał od sprzedawcy fakturę z jasno wyszczególnioną kwotą podatku VAT. 

Jak skorygować fakturę z zawyżoną stawką VAT?

W celu skorygowania faktury z zawyżoną stawką VAT należy podjąć następujące kroki:

  1. Kontakt się z wystawcą faktury – w pierwszej kolejności należy skontaktować się z osobą lub firmą, która wystawiła fakturę z błędną stawką VAT. W trakcie rozmowy koniecznie trzeba poinformować ich o błędzie i poprosić o wydanie korekty.
  2. Wystawienie korekty faktury – na tym etapie należy poprosić wystawcę faktury o wystawienie tzw. „korekty faktury”. Dokument powinien zawierać wszystkie dane z pierwotnej faktury, z wyjątkiem poprawionej stawki VAT.
  3. Uzyskanie oświadczenia – w niektórych przypadkach wystawca może również poprosić o podpisanie oświadczenia, potwierdzającego, że dokonano korekty zgodnie z przepisami podatkowymi.
  4. Uaktualnienie ksiąg rachunkowych – tuż po otrzymaniu korekty faktury i/lub oświadczenia, należy zaktualizować swoje księgi rachunkowe, wprowadzając nowe dane z korekty.
  5. Poinformowanie urzędu skarbowego – jeśli zmiana stawki VAT wpłynie na rozliczenia podatkowe, koniecznie trzeba poinformować o tym odpowiedni urząd skarbowy.

Warto mieć na uwadze, że poprawki w fakturach powinny być dokładne i zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Aby zrobić to rzetelnie i prawidłowo, a także zgodnie z prawem, warto sięgnąć po pomoc eksperta księgowego lub doradcy podatkowego. To umożliwi uniknięcie dalszych problemów związanych z fakturami i rozliczeniami podatkowymi.

VAT-UE – kiedy trzeba składać deklarację?

Jesteś przedsiębiorcą dokonującym transakcji unijnych? Jednym z Twoich obowiązków jest złożenie deklaracji VAT-UE. Dowiedz się, w jaki sposób to zrobić i sprawdź, z jakimi konsekwencjami możesz się spotkać w przypadku niedopilnowania tej konieczności. 

Deklaracja VAT-UE – co to takiego?

Przedsiębiorcy coraz częściej podejmują się współprac z firmami zagranicznymi. To wiąże się z zawieraniem transakcji poza terenem Polski. Deklaracją VAT-UE nazywa się informację, która ma za zadanie podsumować dokonywane przez podatnika transakcje na tle wewnątrzwspólnotowym. Podsumowanie to składa się w ramach zarejestrowania w urzędzie jako czynny podatnik VAT-UE. 

Deklarację VAT-UE można określić jako istotny i niezbędny do działania na rynku zagranicznym formularz podatkowy, który przedsiębiorcy zobowiązani są składać w Unii Europejskiej. Celem tego jest głównie rozliczenia podatku od wartości dodanej (VAT) dotyczącego transakcji międzykrajowych, nie jest to natomiast deklaracja podatkowa, a raczej dokument sprawozdawczy. 

Kto musi zarejestrować się do VAT-UE?

Rejestracja do VAT-UE jest obowiązkowa dla każdego czynnego podatnika. Regulację tę szczegółowo opisuje art. 97 ust. 1 ustawy o VAT, który podkreśla, że czynność należy wykonać przed nabyciem towarów od kontrahenta z UE, przed sprzedażą towarów kontrahentowi z UE. Ta sama zasada obowiązuje w przypadku wykonywania i nabywania usług. 

Jeśli podatnik jest zwolniony z VAT, to jego obowiązek rejestracji do VAT-UE zaczyna się w momencie, kiedy wartość wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów przekracza kwotę 50 000 złotych lub gdy świadczył on lub nabył usługę we współpracy z kontrahentem, gdzie miejscem wykonania transakcji był kraj nabywcy. 

Do czego zobowiązuje rejestracja VAT-UE?

Zarejestrowanie się do VAT-UE nie jest jednoznaczne z obowiązkiem naniesienia opłaty. Informacja podsumowująca nie określa bowiem kwoty, w jakiej podatek powinien być uiszczony. Aby miało to prawne zastosowanie, konieczne jest złożenie formularza VAT-R. Obowiązek ten mają zarówno podatnicy zwolnieni, jak i opodatkowani VAT. 

Deklaracje VAT-UE są składane w odpowiednich urzędach skarbowych w kraju, w którym przedsiębiorca jest zarejestrowany jako płatnik VAT. Terminy składania deklaracji różnią się w zależności od kraju, ale zazwyczaj odbywają się regularnie, na przykład miesięcznie lub kwartalnie. W Polsce najczęściej przyjmuje się termin do 25. dnia miesiąca, który następuje po tym, gdzie doszło do zdarzenia określającego obowiązek. 

Co zawiera informacja VAT-UE?

Jak wspomniano wcześniej, deklaracja VAT-UE jest formą podsumowania zrealizowanych transakcji z kontrahentami zagranicznymi. Dotyczy to przede wszystkim:

  • wewnątrzwspólnotowego nabycia i dostawy towarów,
  • Wewnątrzwspólnotowej sprzedaży usług.

Nie każdy podatnik zdaje sobie sprawę, że w ramach deklaracji VAT-UE zawierane są również ewentualne informacje o przemieszczeniu towarów na terytorium jednego z państw członkowskich UE.

Holistyczne rozliczenie transakcji wewnątrzwspólnotowych powinno się dokumentować kilkoma drukami:

  • VAT-UE,
  • VAT-UE/A,
  • VAT-UE/B, 
  • VAT-UE/C.

To który z dokumentów podatnik powinien wypełnić, jest z góry określone zgodnie z ilością pozycji transakcji, jaka jest składana w deklaracji. W trakcie wypełniania podatnik powinien zawrzeć takie informacje, jak:

  • opis WDT (część C),
  • opis obejmujący WDT (część D),
  • usługi (część E),
  • liczba złożonych załączników (część F),
  • podpis przedsiębiorcy.

Jeśli wypełnienie dokumentu sprawia podatnikowi trudność lub zależy mu na wpisaniu wszystkich informacji w sposób prawidłowy, to ma on możliwość skorzystania z doradztwa biznesowego. Tego rodzaju pomoc świadczą księgowi prywatni, jak i biura rachunkowe.

Jak złożyć deklarację VAT-UE?

Przedsiębiorca, który nie jest czynnym podatnikiem i nie dokonał on transakcji w danym okresie rozliczeniowym, nie ma on obowiązku składania informacji VAT-UE. Nie ma również konieczności umieszczania tzw. zerowych informacji, a więc takich, których dokonano z kontrahentem spoza UE. 

Informację VAT-UE składa się internetowo w wersji elektronicznej. Należy jednak podkreślić, że wywiązanie się z tego obowiązku nie zwalnia z dodatkowego dostarczenia dokumentu JPK_V7. 

W przypadku wątpliwości lub konkretnych pytań odnośnie do statusu podatnika VAT-UE, a także składania deklaracji VAT-UE i związanych z tym obowiązków, zaleca się skonsultowanie z odpowiednim organem podatkowym lub specjalistą w dziedzinie prawa podatkowego.

WOEM