Jesteś freelancerem lub posiadasz działalność gospodarczą i nie chcesz rejestrować swojej firmy pod prywatnym adresem? Chcesz jak najbardziej zmniejszyć koszty prowadzenia biznesu i zaoszczędzić na wynajmie nieruchomości? Dowiedz się, czym jest wirtualne biuro i sprawdź, czy jest to rozwiązanie dla Ciebie.
Wirtualne biuro – na czym polega?
Na rynku pracy zaczyna pojawiać się coraz więcej osób, które decydują się na pracę w trybie zdalnym. Niektóre branże nie wymagają posiadania własnego lokalu czy wynajmu nieruchomości. Podczas zakładania firmy obowiązkowe jest jednak zarejestrowanie jej pod odpowiednim adresem. Osoby, które go nie posiadają, mogą zdecydować się na usługę biur rachunkowych związaną z udostępnianiem tzw. e-adresu. Wirtualne biuro to nic innego jak adres, pod którym przedsiębiorcy mogą rejestrować swoją działalność. Niektóre oferty są rozszerzone o:
- obsługę poczty przychodzącej,
- możliwość korzystania z przestrzeni biurowej,
- odbieranie telefonów,
- czynności biurowe, takie jak drukowanie czy skanowanie,
- archiwizowanie ważnych dokumentów z tajemnicą poufności.
Wirtualne biuro – dla kogo?
Wirtualne biuro jest usługą, z której skorzystać może każdy przedsiębiorca, niezależnie od wielkości firmy czy czasu prowadzenia biznesu.
Początkujący przedsiębiorcy
Najczęściej z e-biura korzystają osoby, które dopiero zakładają przedsiębiorstwo i nie chcą wynajmować lokalu, ponieważ wiąże się to ze sporym nakładem finansowym. Wirtualne biuro to korzystna opcja, która pozwala zaoszczędzić sporą sumę pieniędzy, co może okazać się bardzo przydatne zwłaszcza na samym początku rozkręcania biznesu.
Dbający o wizerunek firmy i swoją prywatność
Wirtualne biuro jest przeznaczone również dla osób, które chcą pracować zdalnie z domu, zachowując prywatność swojego miejsca zamieszkania. Zyskują one wtedy profesjonalny adres, który można podać klientom, umieszczając go na wizytówkach bądź stronie internetowej. Ta opcja nadaje się także idealnie dla osób mieszkających za granicą, które chcą posiadać polski adres przedsiębiorstwa.
Wirtualne biuro – jak to działa?
Aby posiąść wirtualny adres, wystarczy znaleźć firmę, która oferuje tego rodzaju świadczenia. Najczęściej są to biura rachunkowe, które dodatkowo proponują działania księgowe i umożliwiają profesjonalne doradztwo biznesowe. Dobrze jest się dowiedzieć, co dokładnie kryje się pod nazwą propozycji wirtualnego biura. Być może w zakres wchodzą również dodatkowe, wcześniej wspomniane, usługi. Warto wspomnieć, że urząd skarbowy coraz częściej prowadzi spore kontrole przedsiębiorców decydujących się na wirtualne biuro. Warto wybierać sprawdzone biura rachunkowe, które z pewnością pomogą w przypadku jakichkolwiek weryfikacji, świadcząc swoją ekspercką wiedzą.
Wirtualne biuro – dlaczego warto skorzystać?
Obsługa poczty
Możliwość otrzymywania korespondencji i przechowywania jej w siedzibie wirtualnego biura pozwala zachować porządek w dokumentacji i gwarantuje, że wszystkie materiały znajdują się w jednym miejscu. Na prośbę klienta pracownicy biura rachunkowego wysyłają również skany dokumentów drogą mailową, co pozwala na bezpośredni i szybki dostęp do poczty.
Atrakcyjna cena
Wynajem lokum, zwłaszcza w atrakcyjnym dla klientów miejscu, wiąże się z bardzo wysokimi kosztami. Korzystanie z usługi wirtualnego biura z profesjonalnym adresem to często kilkukrotnie mniejsza cena, a co za tym idzie znacznie bardziej opłacalna opcja.
Kompleksowa obsługa
Decydując się na wirtualne biuro, oferowane przez biuro rachunkowe, zyskuje się dodatkowo możliwość skorzystania z innych, profesjonalnych usług, bez obowiązku podpisywania kolejnej umowy. Trzeba pamiętać, że w takim przypadku cena usługi e-biura może się nieco różnić od tej pierwotnej.
Możliwość zmniejszenia podatku
W związku z tym, że przedsiębiorca musi płacić miesięczny czynsz za wynajem biura wirtualnego, to może być on traktowany jako wydatek i wliczany w poniesione koszty firmy. Dzięki temu uzyskuje się mniejszy podatek dochodowy. Podatek VAT należy odprowadzać zgodnie z miejscem zamieszkania, a nie lokalizacją biura wirtualnego.
Atrakcyjny adres dla klientów
Dysponowanie adresem w centrum miasta zwiększa autentyczność i prestiż firmy, co prowadzi do pozytywnego odbierania przedsiębiorstwa przez potencjalnych klientów, a także pozwala wyróżniać się na tle konkurencji.
Anonimowość
Możliwość wpisania adresu wirtualnego jako siedzibę firmy pozwala na zachowanie prywatności miejsca zamieszkania przedsiębiorcy, co zapewnia anonimowość, bezpieczeństwo, a także większy profesjonalizm.
Dostęp do pomieszczeń biurowych
Niektóre firmy oferują także możliwość wynajmowania fizycznych pomieszczeń na spotkania biurowe z klientem, szkolenia pracowników czy przedstawianie ważnych prezentacji kontrahentom.
Ile kosztuje wirtualne biuro?
Pomimo że wynajęcie biura wirtualnego jest opcją znacznie korzystniejszą finansowo niż posiadanie własnego lokum, to ceny takiej usługi mogą się nieco różnić w zależności od danego biura rachunkowego. Mają na to wpływ między innymi:
- lokalizacja adresu,
- liczba oferowanych usług związanych z e-adresem,
- doświadczenie firmy oferującej usługę,
- potrzeby związane z obsługą klienta.
Ważne, gdy cena biura wirtualnego jest dostosowana do jakości świadczonej usługi tak, że zadowolony jest z niej nie tylko przedsiębiorca, ale również jego klienci czy kontrahenci.
Czy wirtualne biuro jest legalne?
Rejestracja firmy pod e-adresem oraz korzystanie z dostępnych tam pomieszczeń w dozwolonych przez biuro rachunkowe godzinach jest całkowicie zgodne z prawem. Trzeba pamiętać, że jest to dość specyficzna forma prowadzenia biznesu. Z jednego adresu może korzystać więcej niż jeden przedsiębiorca, co w przypadku niektórych branż może okazać się mało korzystne i źle wpłynąć na postrzeganie sprawy przez urząd skarbowy. Przed rozpoczęciem współpracy z biurem rachunkowym warto dokładnie dowiedzieć się, czy specyfika biznesu pozwala na wynajęcie e-adresu i czy eksperci nie widzą w związku z tym przeciwwskazań.
Wymogiem, świadczącym o legalności prowadzenia biura wirtualnego, jest posiadanie nieruchomości na własność lub uzyskanie zgody właściciela lokalu na realizowanie tego rodzaju usługi. Aby uniknąć wszelkich nieprawidłowości, warto wybierać jedynie doświadczonych ekspertów.
