Prowadzisz własną działalność gospodarczą i zastanawiasz się, jakie wydatki możesz ująć w jej kosztach? Jeśli rozliczasz się za pomocą skali podatkowej lub liniowej, to wysokie koszty firmowe zmniejszają znacznie podatek dochodowy. Dowiedz się, jakie wydatki można zaliczyć do obciążeń związanych z prowadzeniem firmy.
Czym są koszty uzyskania przychodów?
Koszt firmy jest niczym innym jak wydatkiem, który posłużył przedsiębiorcy do uzyskania przychodu z jego działalności gospodarczej. Do definicji zalicza się również te koszty, które pozwalają firmie pozostać na rynku. Przedsiębiorca poszczególne wydatki wlicza w koszty uzyskania przychodów, a następnie przedstawia je przed urzędem skarbowym. Niezbędne jest wykazanie, że dany wydatek został dokonany w celu prowadzenia działalności.
Rozmyślanie nad tym, jakie wydatki można ująć w koszty uzyskania przychodów firmy, warto rozpocząć od samej definicji dochodu. Aby uzyskać jego ostateczną wartość, należy przychody pomniejszyć o omawiane koszty. Co ważne, dotyczy to przedsiębiorców, którzy rozliczają się na zasadach ogólnych bądź liniowo. Tutaj działa zasada im większe koszty, tym mniejszy dochód, a co za tym idzie – mniejszy podatek dochodowy. Decydując się na odliczenie pewnych wydatków, należy dobrze zastanowić się nad tym, czy jest to opłacalne i legalne. Kwestie finansów w firmie powinny być bowiem dobrze i racjonalnie przemyślane.
Kontrola podatkowa – kiedy można się jej spodziewać?
Wielu przedsiębiorców stoi przed trudnym zadaniem. To do właścicieli firmy należy główny obowiązek decydowania o tym, które wydatki mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu. Warto podkreślić, iż istnieją specjalne przepisy, które mówią o tym, jakie elementy nie mogą być wliczone. Spis dopuszczalnych wydatków można znaleźć w Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 23). Warto się z nią dokładnie zapoznać tak, aby uniknąć ewentualnych błędów i nieprawidłowości. Należy również pamiętać, iż nie zawsze, gdy przedsiębiorca stwierdzi, że dany wydatek jest kosztem uzyskania przychodu, urzędnik podzieli jego zdanie. W takim przypadku możliwa jest kontrola podatkowa, która zobowiązuje przedsiębiorcę o udowodnienie swojej racji. To natomiast obliguje do dokonywania przemyślanych, a co ważniejsze, udokumentowanych zakupów.
Jak dokumentuje się koszty uzyskania przychodów?
W momencie, gdy przedsiębiorcy zależy na tym, aby dany wydatek uznać jako koszt uzyskania przychodów, konieczne jest jego dokładne udokumentowanie. W tym celu niezbędne jest uzyskanie potwierdzenia dokonania zakupu. Mogą one przybierać różne postacie. Do najczęstszych dokumentacji uzyskiwania wydatków w firmie zalicza się:
- faktury,
- rachunki,
- bilety na trasy,
- dowody wpłat,
- dowody poniesionych opłat,
- umowy i rachunki do nich dołączone.
Podkreśla się, że wszelkie wydatki poza dokumentacją celną, opłatami pocztowymi czy kwitkami za przejazdy autostradą, należy udokumentować za pomocą faktury uproszczonej lub faktury VAT. Aby uzyskać ją do paragonu, należy wprowadzić na niego numer NIP.
Wysokie koszty – czy warto je mieć?
Wysokie koszty w firmie dla wielu osób są raczej mało korzystne. Przedsiębiorcy, wydając pieniądze na poszczególne produkty czy czynności, które pomagają im w prowadzeniu firmy, wydają często bardzo duże kwoty. To powoduje znaczne obniżenie środków pieniężnych. Trzeba jednak wiedzieć, że jeśli wydatki te uda się wpisać w koszty uzyskania przychodów, to możliwe będzie zapłacenie znacznie niższego podatku dochodowego. W celu skonsultowania wszystkich wydatków, a także innych kwestii finansowych, warto sięgnąć po rady ekspertów. Biura rachunkowe pomagają w rzetelnym i dobrym prowadzeniu firm, a także uzyskaniu jak największych przychodów bez konieczności naginania przepisów.
Jakie są najczęstsze koszty uzyskania przychodów?
Istnieje sporo ogólnych wydatków, które przedsiębiorca ma prawo uznać jako koszt uzyskania przychodu w firmie. Do najpopularniejszych zalicza się takie elementy jak:
- zakup paliwa na przejazdy firmowe,
- zakup materiałów biurowych do firmy,
- zakup towarów handlowych,
- zakup materiałów potrzebnych do produkcji produktów w firmie,
- opłaty bankowe za prowadzenie firmowego rachunku w banku.
Nie każdy przedsiębiorca wie, że do kosztów uzyskania przychodu wlicza się także wypłatę wynagrodzeń dla zatrudnionych pracowników. Warto wziąć to pod uwagę decydując się na zatrudnienie nowych osób w firmie. Mogą one bowiem znacznie odciążyć właściciela firmy w wykonywaniu obowiązków, zwiększyć przychód i moce przerobowe działalności, a także w pewien sposób zmniejszyć podatek dochodowy.
Wydatki osobiste – czy można wliczyć je do kosztów uzyskania przychodu?
Niektórzy przedsiębiorcy decydują się na to, aby do kosztów uzyskania przychodu zaliczyć również wydatki osobiste. Trzeba jednak pamiętać o tym, że robiąc to, konieczne jest spełnienie zasady mówiącej o tym, że wydatek ma mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.
W interpretacjach pojawiają się pewnego rodzaju luki, które umożliwiają niekiedy zaliczenie danego wydatku do kosztu uzyskania przychodu. Zakwalifikowanie takiego wyjątku odnoszą się jednak z reguły do specyficznych zawodów. Robiąc to, należy bowiem liczyć się z ewentualnymi kontrolami, a także w przypadku błędnego wytłumaczenia, karami. Aby upewnić się, że dany wydatek może być wliczany do kosztów uzyskania przychodów, możliwe jest wystąpienie o interpretację indywidualną. Pozwala ona na uzyskanie podstawy, umożliwiającej na zaliczenie takiego kosztu.
