W dzisiejszych czasach innowacje technologiczne stanowią klucz do efektywności i konkurencyjności. Automatyzacja procesów księgowych staje się nieodzownym elementem dla firm dążących do doskonalenia swoich operacji. Dowiedz się, czym ona dokładnie jest oraz jakie korzyści za sobą niesie.
Czym jest automatyzacja procesów księgowych?
Prowadzenie księgowości w firmie nie należy do najłatwiejszych zadań. Czynności związane z rachunkowością oraz odpowiednią dyspozycją wszystkich finansów wymagają profesjonalnej wiedzy w tym zakresie i bardzo często dobrego doświadczenia. Wielu przedsiębiorców ze względu na brak poczucia kompetencji w tym zakresie decyduje się na zatrudnienie zewnętrznych księgowych. Coraz częściej wybieraną kwestią jest jednak również tzw. automatyzacja procesów księgowych. Jest to nic innego jak wykorzystywanie nowych technologii umożliwiających działania związane z prawidłowym wypełnianiem dokumentów księgowych i wywiązywaniem się z innych obowiązków w tym zakresie. Niekiedy automatyzacja następuje w całym zakresie tej działki firmy, w innych przypadkach jest ona wykorzystywana tylko w niektórych przypadkach. Proces automatyzacji, a więc wdrażanie nowych technologii, używa się przede wszystkim do:
- sprawnego zarządzania dokumentami,
- archiwizacji dokumentów,
- wypełniania niektórych dokumentacji,
- automatycznego wprowadzania danych,
- elektronicznego obiegu dokumentów.
Czy warto wprowadzić technologię do księgowości – korzyści automatyzacji procesów księgowych
W dzisiejszych czasach technologia obecna jest niemal we wszystkich dziedzinach zawodowych. Proces unowocześniania pewnych działań i systemów jest nieunikniony i warto się do niego przyzwyczaić. Oczywiście z automatyzacją procesów księgowych wiążą się zarówno korzyści, jak i pewne zagrożenia. Odpowiednie wykorzystanie różnego rodzaju technologii może natomiast znacznie poprawić wydajność pracy związanej z księgowością i rachunkowością. Do najbardziej docenianych zalet wiążących się z unowocześnianiem branży księgowej zalicza się przede wszystkim:
- sprawniejsze zarządzanie dokumentami,
- minimalizowanie popełniania błędów w trakcie wypełniania dokumentacji,
- zmniejszenie ryzyka zgubienia faktur,
- wypełnianie dokumentów na czas,
- Oszczędność czasu związana z wypełnianiem tabelek,
- eliminacja faktur papierowych, w związku z czym uzyskanie większej przestrzeni w biurze,
- oddelegowanie programom monotonnych zadań,
- brak konieczności ręcznego kopiowania dokumentów.
Oczywiście nie każdy księgowy zdecyduje się na wdrażanie w swojej pracy nowoczesnych programów. Niektórzy wolą bowiem postawić na wolniejszą, ale według nich bardziej rzetelną pracę. Warto jednak pamiętać, że automatyzacja procesów księgowych jest raczej nieodwracalna i będzie ona pojawiała się na rynku w coraz większym stopniu. Warto wiedzieć, że korzyści płynące z nowych technologii wykorzystywanych w księgowości coraz bardziej przekonują wielu specjalistów. Bardzo często usprawnia ona ich pracę, umożliwiając zaoszczędzenie czasu, który dotychczas poświęcali na ręczne wprowadzanie dokumentów.
Technologia w księgowości a rzeczywisty księgowy – co warto wiedzieć?
Automatyzacja otwiera nowe możliwości dla osób o ambicjach i wysokich kwalifikacjach, ale jednocześnie stanowi wyzwanie dla tych, którzy są przywiązani do tradycyjnych metod pracy. Wielu księgowych obawia się, że nowe technologie prędzej czy później wyręczą ich we wszystkich obowiązkach, co będzie wiązało się z koniecznością przearanżowania. Należy jednak mieć na uwadze, że praca księgowego wymaga nieustannego pogłębiania wiedzy. Programy komputerowe nie są w stanie zastąpić dobrego i rzetelnego księgowego, który stale zwiększa swoje kompetencje. Niezastąpiona jest również praca związana ze sprawdzaniem merytorycznej poprawności zaksięgowanych dokumentów czy udzielaniem doradztwa klientom. Te dwie kwestie, ale również wiele innych, wciąż są niezbędne do prowadzenia mniejszych i większych przedsiębiorstw.
Do automatyzacji procesów księgowych warto więc podejść z otwartą głową. Sztuczna inteligencja czy oprogramowania ułatwiające wykonywanie obliczeń mogą znacznie usprawnić pracę dobrego księgowego, jednak z pewnością nie zastąpią jego kompetencji miękkich związanych z indywidualnym podejściem do klienta czy tworzeniem z nim długotrwałej, godnej zaufania relacji biznesowej.
