Największa liczba polskich przedsiębiorców wybiera klasyczną formę prowadzenia ewidencji księgowej mianowicie Księgę Przychodów i Rozchodów. Dowiedz się, jakie dokładnie jest jej przeznaczenie, w jaki sposób ją prowadzić oraz dlaczego należy to robić.
Co to jest KPiR?
KPiR to Księga Przychodów i Rozchodów, do której prowadzenia zobowiązany jest każdy przedsiębiorca. Wykorzystywana jest ona zarówno przez właścicieli firm jednoosobowych, jak i spółek cywilnych, jawnych czy partnerskich. Dokument stanowi pewnego rodzaju archiwum, w którym znajdują się wszystkie informacje na temat przychodów i wydatków danego przedsiębiorstwa. Obowiązek jej prowadzenia, a także wszystkie podstawy prawne ją obejmujące określa Rozporządzenie Ministra Finansów, które zostało stworzone 26 sierpnia 2003 roku.
Jak i kiedy założyć Księgę Przychodów i Rozchodów?
Założenie Księgi Przychodów i Rozchodów odbywa się wraz z dniem rozpoczęcia działań w założonym przedsiębiorstwie. Należy jednak wspomnieć, że po zakończeniu każdego roku podatkowego KPiR należy przenieść do archiwum, a na jej miejsce założyć nową, tę, która będzie dotyczyła kolejnego okresu. Założenie dokumentu należy zgłosić do naczelnika urzędu skarbowego. Warto podkreślić, że prowadząc spółkę, do założenia KPiR zobowiązani są wszyscy wspólnicy zgodnie z własnym miejscem zamieszkania.
Kto musi prowadzić KPiR?
Prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów nie należy do najłatwiejszych zadań i zazwyczaj przysparza przedsiębiorcom wiele trudności. Ogromna część z nich decyduje się na zlecenie tego zewnętrznym firmom. Prowadzenie KPiR przez biuro rachunkowe to dla nich spora oszczędność czasowa. Fakt zlecenia prowadzenia dokumentu osobom spoza przedsiębiorstwa należy jednak zgłosić do urzędu skarbowego, tak aby uniknąć wszelkich nieścisłości prowadzących do nałożenia kar. Dzięki temu właściciele firm mogą skupić się na rozwoju swoich organizacji w innych obszarach. Niezależnie od wielkości i specyfiki przedsiębiorstwa, prowadzenie dokumentu jest obowiązkowym elementem posiadania działalności.
Do sporządzania dokumentacji w formie Księgi Przychodów i Rozchodów zobowiązani są również armatorzy, o których mowa w Ustawie o podatku tonażowym. Dotyczy to również osób, które:
- wykonują działalność w formie agencji oraz umów zlecenia,
- osób duchownych, rezygnujące z prawa do korzystania ze zryczałtowanego podatku dochodowego,
- pracowników działu rolnictwa, o ile zgłoszą zamiar prowadzenia księgi.
W jaki sposób prowadzić KPiR?
Urząd skarbowy wymaga od przedsiębiorców bądź też ich księgowych rzetelnego wypełniania wszystkich rubryk zamieszczonych w KPiR. Są to ściśle określone wymagania formalne, których spełnienie czyni dokument ważnym. Księgę można prowadzić na dwa sposoby – papierowy lub elektroniczny. Pierwsza forma wymaga nieco więcej zaangażowania, dlatego przedsiębiorcy częściej decydują się na korzystanie z programów elektronicznych.
W dokumencie wszystko powinno być zapisywane w sposób rzetelny i trwały. Księga podatkowa powinna być czytelna, dlatego tak ważne jest stosowanie się do odgórnych zasad jej dotyczących. Wpisywane dane powinny być w języku polskim. Należy również pamiętać o tym, aby wszystkie kwoty były ujmowane w walucie polskiego złotego.
Księga Przychodów i Rozchodów – co w niej należy wpisać?
Ewidencja wydatków powinna posiadać formę tabeli. Czyni ją to bardziej przejrzystą, co ułatwia monitorowanie działań przedsiębiorstwa. Tabelka powinna posiadać kolumny. Każda z nich dotyczy innych informacji na temat firmy:
- kolumna I – liczba porządkowa,
- kolumna II – data zawarcia danej transakcji (moment poniesienia kosztu, otrzymania towaru bądź uzyskania przychodu),
- kolumna III – numer dowodu księgowego (zgodny z tym, który widnieje na dokumencie zakupu lub sprzedaży),
- kolumna IV – dane kontrahenta (imię i nazwisko lub nazwa firmy),
- kolumna V – adres kontrahenta,
- kolumna VI – opis zawartej transakcji lub zdarzenia gospodarczego.
Pozostałe rubryki mają za zadanie księgowanie przychodów. Kolejności kolumn nie należy zmieniać.
KPiR – komu i do czego służy?
Do podstawowych zadań prowadzenia KPiR zalicza się możliwość rozliczania z podatku w urzędzie skarbowym, jak i sprawne oraz rzetelne monitorowanie wszelkich wydatków w przedsiębiorstwie. Prawidłowo wypełniona Księga Przychodów i Rozchodów pozwala bowiem na rozliczanie się z podatku dochodowego w szybki i łatwy sposób. Warto podkreślić, że coroczne tworzenie KPiR pełni również funkcję informacyjno-poglądową. Przedsiębiorca ma możliwość oceny efektywności prowadzonych działań. Dokument pozwala bowiem na pełną analizę wydatków na przestrzeni kilku lat, roku czy miesiąca. Dzięki temu można obiektywnie oceniać stan funkcjonowania firmy oraz wprowadzać do niej wszelkiego rodzaju udogodnienia.
