Zastanawiasz się, jak samodzielnie wyodrębnić księgowość dla projektu prowadzonego w Twojej organizacji pozarządowej? Nie wiesz, jakie dokumenty z ewidencji księgowej mogą podlegać ewentualnej kontroli? Sprawdź, co warto wiedzieć na ten temat i dowiedz się, czy księgowość wyodrębniona dla projektu jest obowiązkowa dla każdego beneficjenta.
Wyodrębniona księgowość dla projektu — czym jest?
Zadaniem każdej organizacji pozarządowej jest działanie na rzecz wybranego przez zarząd interesu. Głównym rozróżnieniem od zwykłego przedsiębiorstwa jest w tym przypadku brak celu w osiąganiu zysków. Obowiązkiem natomiast jest tworzenie odrębnej polityki rachunkowości, której przyporządkowane są specjalne konta księgowe. Wyodrębnia się je osobno dla każdego z rodzajów działań oraz dla konkretnych projektów. Dzięki temu możliwe jest sprawdzanie, jakie kwoty zostały wydane na konkretne obszary, w jakich obraca się dana organizacja pozarządowa. Do innych celów wyodrębniania wydatków projektu zalicza się także:
- rzetelne i terminowe rozliczanie się,
- identyfikacja wykonywanych operacji nawiązujących do danego projektu,
- szybsza sprawozdawczość,
- uzyskiwanie informacji o dochodach,
- ułatwienie kontroli.
Jak prowadzić wyodrębnioną księgowość?
Obowiązek wyodrębnienia księgowości dla projektu powstaje w momencie jego rozpoczęcia. Data nie powinna przekraczać tej, w której podpisana zostaje umowa dotycząca dofinansowania organizacji. Dotyczy to wszystkich beneficjentów, niezależnie od tego, na jaką księgowość się zdecydowali.
Wydzielona księgowość umożliwia rozdzielenie zdarzeń gospodarczych, które możliwe są dzięki otrzymaniu określonej dotacji. Konieczne jest w tym przypadku zapisywanie wydatków związanych z uzyskanymi środkami. Możliwe jest stworzenie odrębnej ewidencji księgowej w ramach prowadzonych wcześniej ksiąg rachunkowych lub wprowadzenie odosobnionego kodu księgowego dla wszystkich transakcji. Każda dokumentacja, zarówno ta sporządzana w sposób stacjonarny, jak i elektroniczny, powinna być przez beneficjenta odpowiednio archiwizowana.
Jak dokumentować wydatki w wyodrębnionej księgowości projektu?
Prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej dla danego projektu w organizacji pozarządowej nie jest czynnością skomplikowaną. Należy upewnić się jednak, że osoba za to odpowiedzialna zna obowiązujące zasady. Konieczne jest bowiem zbieranie wszystkich dokumentów związanych z działaniami wokół projektu. Warto załączyć do tego między innymi:
- dokumenty potwierdzające nabycie i instalację środków trwałych,
- dokumentację dotyczącą budowy obiektów,
- informacje na temat skorzystania z usług, jakie przewiduje projekt,
- faktury i potwierdzenia przelewów,
- protokoły przekazywania towarów,
- pełna dokumentacja potwierdzająca rekrutację ewentualnych pracowników (niezależnie od tego, czy ich wynagrodzenie podlega dofinansowaniu),
- wszelkie dokumenty, które potwierdzają wywiązywanie się z zobowiązań w ZUS i Skarbie Państwa.
Wszystkie dokumenty powinny być oznakowane pieczątką lub kodem dotyczącym projektu, dla którego założona została księgowość. W momencie kontroli konieczne jest bowiem udostępnienie wyżej wymienionych dokumentów.
Brak wyodrębnionej ewidencji księgowej dla projektu — jakie są konsekwencje?
Jak wspomniano wcześniej, każda organizacja pozarządowa jest zobowiązana do sporządzenia wyodrębnionej księgowości. Niezastosowanie się do tego wymogu niesie za sobą konsekwencje, które mogą mieć negatywny wpływ na dalsze działania projektu. Prawo mówi, iż skutkiem jest nałożenie korekty finansowej. Niekiedy możliwe jest również zmniejszenie wartości wydatków, na jakie zakwalifikował się projekt. Podkreśla się, że kara ta nakładana jest nie tylko w przypadku braku prowadzenia księgowości, ale także niezastosowania się do stosowania odpowiednich procedur, czy sporządzania dokumentacji w sposób niewystarczająco przejrzysty.
Należy również wiedzieć, że objęcie beneficjenta karą nie zwalnia go z obowiązku rozpoczęcia prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej. Kontrola zazwyczaj polega na ustaleniu i sprawdzeniu, czy organizacja posiada odrębny system księgowy lub kod dla operacji podejmowanych w ramach działań projektu.
Aby uniknąć ewentualnych błędów w trakcie prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej w organizacji pozarządowej lub w celu upewnienia się, że jest to robione w sposób pełnoprawny i prawidłowy, warto skorzystać z doradztwa ze strony biura rachunkowego.
