Faktury – wszystko, co warto wiedzieć - Biuro Rachunkowe M&B Wrocław

Faktury – wszystko, co warto wiedzieć

Chcesz dowiedzieć się więcej o sposobach fakturowania w Polsce? Jesteś przedsiębiorcą i zależy Ci na legalnym prowadzeniu swojego biznesu? Temat faktury jest tym, którym powinieneś się zainteresować. Sprawdź, czym jest ten dokument, w jakiej sytuacji się go wystawia oraz dowiedz się, kogo dokładnie dotyczy. 

Faktura – czym jest?

Faktura jest jednym z ważniejszych dokumentów, który wystawiany jest głównie w celu potwierdzenia dokonywanych transakcji. Dotyczy ona tych płatności, które zostały opodatkowane. Dokumentacja jest również niezbędna w przypadku rozliczania podatku od towarów i usług. Faktura może przybierać formę papierową lub elektroniczną. Wystawia się ją między innymi w przypadku:

  • sprzedaży, dostawy towarów i świadczenia usług innym podatnikom lub osobom prawnym,
  • sprzedaży wysyłkowej z terytorium i na terytorium kraju,
  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
  • realizacji wszelkich wpłat poprzedzających sprzedaż, dostawę lub świadczenie usługi. 

Wyróżnia się również fakturę korygującą, która powstaje, gdy po wystawieniu oryginalnego dokumentu, dokonano obniżki lub podwyżki ceny, lub w momencie, jeśli jeden z podmiotów dokonał zwrotu całości bądź części towaru. 

Co zawiera faktura?

Faktura jest zazwyczaj wykonywana w dwóch egzemplarzach. Jeden trafia do osoby żądającej, drugi natomiast zostaje u wydawcy. Każdy dobrze wypełniony dokument, powinien zawierać tak podstawowe informacje, jak: 

  • data sporządzenia,
  • numer identyfikacyjny faktury,
  • imiona i nazwiska podatników,
  • numery identyfikacyjne podatników,
  • data dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi,
  • rodzaj oraz cenę usługi bądź towaru,
  • stawkę podatku,
  • kwotę należności ogółem. 

Dodatkowo umieszcza się inne ważne kwestie związane z całą transakcją. Dotyczy to między innymi metody kasowej, samofakturowania (jeśli miało ono miejsce), procedury marży. 

Czy każdy musi wystawiać faktury?

Faktury VAT nie dotyczą osób fizycznych, które nie posiadają własnych działalności gospodarczych. Przedsiębiorca mający firmę nie ma więc obowiązku wystawienia dokumentu konsumentom. Wyjątkiem jest moment, w którym osoba ta zażąda faktury. W tym przypadku prośba składana jest w terminie 3 miesięcy od miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę. 

Kiedy należy wystawić fakturę?

Dokument, który potwierdza transakcję, należy wystawić nie wcześniej niż 30 dnia przed wykonaniem danej usługi lub dostarczeniem towaru. Dodatkowo ograniczeniem jest termin 15. dnia miesiąca, który następuje po tym, w którym zakończono współpracę. Istnieje jednak kilka wyjątków. Są one zależne między innymi od rodzaju świadczonych usług bądź specyfiki towaru.  

Ile należy przechowywać fakturę?

Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do przechowywania prowadzonej w swojej firmie dokumentacji. Dzięki temu możliwe są ewentualne kontrole. Rzetelna księgowość pozwala również na utrzymanie porządku w trakcie prowadzenia biznesu, co świadczy o wysokiej jakości. W przypadku faktur VAT istnieje obowiązek ich przechowywania do 5 lat, licząc od roku kalendarzowego, w którym mija termin płatności podatku. Mogą one być zachowane zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Decyzja należy do przedsiębiorcy. Warto jednak wspomnieć, iż dokument powinien zostać zachowany w formacie nieedytowalnym, czyli takim, w którym niemożliwe jest wprowadzenie jakichkolwiek zmian. 

Faktura w języku obcym – czy trzeba ją tłumaczyć?

Istnieją przypadki, w których przedsiębiorca otrzymuje fakturę VAT związaną z transakcją wewnątrzwspólnotową. Zazwyczaj jest ona sporządzona w innym języku niż polski. Jeśli do tego dojdzie, nie ma obowiązku tłumaczenia dokumentu. Konieczne jest jednak prawidłowe jego rozliczenie. Należy mieć na uwadze, iż może zdarzyć się, że organ kontroli zleci przedsiębiorcy przetłumaczenie faktury. Najczęściej dzieje się tak w przypadku faktur wystawionych dla potrzeb importu. Podkreśla się, iż kwoty podatku, które zawierają waluty obce, przeliczane są na polski złoty zgodnie z zasadami stosowanymi do określania podstawy opodatkowania według kursu średniego NBP. Aby zapewnić sobie jak najmniej niedogodności, warto już na samym początku sporządzić fakturę dwujęzyczną. 

Skontaktuj się z nami

Aby nawiązać współpracę zostaw nam swój numer telefonu lub adres e-mail.

Zaznacz co Cię interesuje, a my skontaktujemy się z Tobą tak szybko, jak to możliwe.

Rozbudowany z wyborem
WOEM