Grudzień to miesiąc organizowania spotkań świątecznych w firmach. Wielu przedsiębiorców obawia się związanych z nimi dużych wydatków. Nie każdy ma jednak świadomość, iż wigilia firmowa może zostać wliczona w koszty podatkowe. Aby to zrobić, należy spełnić określone warunki. Sprawdź, co dokładnie trzeba zrobić, aby rozliczyć świąteczną imprezę firmową.
Czym są koszty podatkowe?
Koszty podatkowe określone są w ustawie o PIT, a zgodnie z nią są to wszelkie kwoty, jakie pracodawca ponosi wraz z realizacją określonych celów umożliwiających przychód. Definicja podkreśla również, iż kosztem uzyskania przychodu mogą być również wszelkie straty finansowe poniesione wskutek zachowania lub zabezpieczenia źródeł przychodów (z wyjątkiem tych, które określone są w art. 23 ust. 1). Dzięki obecności kosztów podatkowych przedsiębiorca ma możliwość zmniejszenia wysokości podatku, jaki konieczny jest do odprowadzenia. Co więcej, pozwalają one również na rozwój firmy, przyczyniając się bardzo często do zwiększenia wydajności pracy pracowników lub przyspieszenia pracy i zwiększenia nakładu.
Wigilia firmowa – czy jest kosztem podatkowym?
We wcześniejszych latach stanowisko skarbówki dotyczące wigilii firmowych było takie, iż każdy przedsiębiorca organizujący spotkanie firmowe, miał obowiązek opodatkowania jego uczestników. Przepis ten jednak zmieniono, a obecnie przychód można naliczyć wyłącznie w momencie, gdy konkretna osoba otrzymuje indywidualne świadczenie, mówiące o korzyściach majątkowych. Udział pracowników, a także ich rodzin czy innych osób zaproszonych nie stanowi więc przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń niezbędnych do opodatkowania.
Fiskus w trakcie rozliczania kosztów podatkowych oraz sprawdzania uczciwości i rzetelności przedsiębiorców podczas zaliczania do nich poszczególnych wydatków, największą uwagę zwraca na cel, jaki dany wydatek przyniósł na korzyść firmy. Ma on bowiem służyć jej rozwojowi.
W trakcie organizacji wigilii firmowej istotna jest więc nie tyle liczba gości, a skutek, jaki to spotkanie przynosi. Do najczęściej akceptowalnych należą takie cele jak:
- chęć zintegrowania pracowników,
- poprawa atmosfery pracy,
- zwiększenie motywacji do wykonywania obowiązków pracowniczych.
Warto wspomnieć, że art. 23 ust. 1, w którym wykazane są konkretne wydatki, przy których możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów jest wyłączona, nie wykazuje takiego zakazu w przypadku organizacji wigilii pracowniczej.
Jak opisać wigilię firmową w trakcie określania kosztów podatkowych?
Jak wspomniano wcześniej, aby móc zaliczyć koszty związane z organizacją spotkania świątecznego w firmie, konieczne jest określenie jego celu. Najczęściej przedsiębiorcy opisują taką wigilię jako wydarzenie, które umożliwia integrację i poprawę atmosferę w pracy, co przekłada się również na wydajność pracowników, zwiększając tym samym jakość wykonywanych przez nich obowiązków. Najlepiej, jeśli wynika to z wewnętrznych dokumentów, faktur lub z umowy zawartej z organizatorem danej imprezy (jeśli jest to ktoś inny niż pracodawca). Celem nie powinna być jednak konsumpcja czy przebywanie w obecności innych pracowników. To oznacza więc, że wszystkie wydatki, które mają być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, powinny w bezpośredni sposób przyczynić się do wspomnianej wcześniej integracji i zwiększenia wydajności pracy. To natomiast jest bardzo często niezwykle trudne do udowodnienia. Najlepszym rozwiązaniem, na które decyduje się sporo przedsiębiorców, jest sporządzenie specjalnego raportu ze spotkania, w którym ujęte są takie punkty programu jak np.:
- prezentacja na temat osiągnięć pracowników,
- integracja zespołu,
- omówienie wyników pracy,
- motywacja pracowników do dalszego spełniania należytych obowiązków.
Prezenty firmowe – czy trzeba od nich odprowadzić podatek?
Każdy upominek, jaki pracodawca planuje wręczyć swojemu pracownikowi podczas świątecznego spotkania firmowego, powinien zostać opodatkowany. Jest to bowiem przychód ze stosunku pracy, od którego konieczne jest zapłacenie podatku dochodowego. Dotyczy to zarówno firmowych drobnych upominków, jak i bonów do sklepów czy większych prezentów.
Niekiedy pracodawca może być zwolniony z odprowadzenia podatku dochodowego od takiego upominku. Istotne jest w tym przypadku spełnienie warunku mówiącego o tym, iż źródłem sfinansowania takiego podarunku powinien być Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.
Wigilia dla kontrahentów – czy może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów?
Przedsiębiorcy, którzy w swojej firmie współpracują z innymi organizacjami czy działalnościami gospodarczymi, organizują niekiedy tzw. wigilie dla kontrahentów. Niestety ze względu na art. 23 ust. 1 pkt 23 nie jest jednak możliwe, aby spotkanie tego rodzaju zostało zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Obejmuje to zapis, mówiący o wydatkach poniesionych na reprezentację. Istnieje jednak adnotacja, wydana w 2017 roku, która mówi o tym, iż nakłady związane z poczęstunkiem gości tego rodzaju wydarzenia, mogą zwiększyć koszty podatkowe. Warunkiem jest określenie celu, który mówi o tym, iż rozmowy odbyte na wigilii dla kontrahentów dotyczyły zakresu wykonywanej działalności.
Wigilia firmowa – o czym jeszcze warto wiedzieć?
Każdy przedsiębiorca chce mieć możliwość odliczenia naliczonego podatku VAT. Przysługuje mu to w momencie, gdy wydatek służył wykonywaniu czynności opodatkowanych. Trzeba jednak mieć na uwadze, iż usługi gastronomiczne, rozumiane jako przygotowanie i podanie posiłku odbywające się w miejscu jego przygotowania np. w restauracji, nie podlegają odliczeniu VAT. W trakcie organizacji wigilii firmowej należy pamiętać również o tym, aby wszystkie wydatki dokładnie i rzetelnie udokumentować.
