Prowadzenie biznesu niesie za sobą obowiązek wypełniania i prowadzenia wielu obszernych dokumentacji. Prawidłowo działająca księgowość to podstawa dobrze rozwijającej się firmy. Wielu przedsiębiorców ze względu na dużą ilość obowiązków, decyduje się na skorzystanie z działań biur rachunkowych. Sprawdź, jak wybrać najlepsze z nich, tak aby zyskać profesjonalne i kompleksowe wsparcie.
Biuro rachunkowe – czym się zajmuje?
Spora część osób uważa, że korzystanie z usług biura księgowego jest podstawą każdej profesjonalnej firmy. Prowadzenie przedsiębiorstwa to bowiem duże wyzwanie, zwłaszcza dla tych, którzy wcześniej się tym zadaniem nie zajmowali. Zewnętrzny księgowy pomaga zazwyczaj nie tylko w trakcie rozpoczynania przygody z biznesem, a więc w przygotowywaniu wszelkiej dokumentacji potwierdzającej jego istnienie, ale również na innych etapach działalności. Niektórzy właściciele firm sięgają po wsparcie profesjonalistów z zakresu finansowości, ponieważ chcą zadbać o jak najlepszy ich rozwój. Najczęściej biura rachunkowe umożliwiają pomoc z zakresu:
- rejestracji firmy w urzędach,
- przygotowywania dokumentacji potrzebnej do zaistnienia biznesu na rynku,
- prowadzenia ksiąg rachunkowych,
- sprawdzania kontrahentów,
- doradztwa biznesowego,
- rozliczania kadr,
- reprezentacji przedsiębiorcy w urzędach.
Dlaczego wybór odpowiedniego biura rachunkowego jest ważny?
W dzisiejszych czasach bardzo dużo osób decyduje się na rozpoczynanie różnego rodzaju działalności. Rozwój rynku przedsiębiorców sprawił, że pojawiło się również wiele firm oferujących usługi z zakresu księgowości. Wsparcie w tym obszarze jest niezwykle istotne, dlatego decyzja o wybraniu zewnętrznego księgowego powinna być bardzo dobrze przemyślana. Dobrze, jeśli oferta biura jest na tyle szeroka, aby móc udzielić wsparcia w wielu obszarach firmy. Najlepiej wybrać profesjonalne firmy, które są gwarancją takich wartości jak:
- bezpieczeństwo i ochrona danych,
- wieloletnie doświadczenie,
- rzetelna i potwierdzona certyfikatami wiedza,
- profesjonalizm.
Te kwestie są ważne ze względu na to, iż przedsiębiorca, korzystając ze wsparcia księgowego ze strony osób zewnętrznych, udostępnia im ważne dokumentacje i pozwala zarządzać finansami firmy. Żadna decyzja nie powinna być oczywiście podjęta bez jego zgody. Dobrze jednak mieć pewność, iż biuro rachunkowe powinno być godne zaufania. W przypadku decyzji o skorzystaniu z oferty mało doświadczonej firmy księgowej mogą być widoczne mniejsze lub większe błędy, które najczęściej rzutują brakiem rozwoju firmy, źle wypełnianą dokumentacją lub nawet nieprawidłowo prowadzoną finansowością.
Jak znaleźć najlepsze biuro rachunkowe?
Aby przedsiębiorca mógł w pełni skupić się na swoich obowiązkach i rozwoju innych obszarów firmy poza księgowością, konieczne jest zatrudnienie zewnętrznego księgowego. W trakcie szukania odpowiedniego biura rachunkowego dobrze jest uwzględnić kilka istotnych kwestii. Dzięki nim właściciel firmy zyska pewność, że dokumentacja będzie sporządzana w sposób rzetelny, a finanse jego przedsiębiorstwa będą rozporządzane w sposób korzystny dla rozwoju.
Zapoznaj się z dokumentacją potwierdzającą odpowiednie kwalifikacje
Wiele firm zatrudnia księgowych, którzy nie zdobyli odpowiednich kwalifikacji. Prowadzenie księgowości zarówno w dużej, jak i małej firmie to natomiast spora odpowiedzialność. Przed zatrudnieniem biura rachunkowego dobrze jest zweryfikować, czy jego pracownicy posiadają rzetelną wiedzę z zakresu księgowości, rachunkowości i finansów. To najczęściej potwierdzają różnego rodzaju certyfikaty ze szkoleń. Wcześniej zatwierdzenie Ministerstwa Finansów o możliwości świadczenia usług tego rodzaju było obowiązkowe. Dziś takiej konieczności nie ma, jednak dobrze jest zweryfikować profesjonalizm osoby, która będzie zajmowała się finansami firmy. Do innych dokumentacji, o które warto się zapytać, to:
- ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej – każde biuro powinna mieć polisę od odpowiedzialności cywilnej; różnego rodzaju ubezpieczenia sprawiają, że możliwe jest pokrycie ewentualnych strat przedsiębiorcy ponoszonych z winy księgowego,
- licencje doradców podatkowych – zdobycie licencji znacznie poszerza zakres wiedzy, jaką dysponuje dany księgowy,
- dyplom ukończenia studiów powiązanych z kierunkiem finanse i rachunkowość.
Oczywiście dokumenty potwierdzające wykształcenie nie zawsze idą w parze z dużą wiedzą i doświadczeniem. Ze względu na to, w trakcie szukania biura rachunkowego dobrze jest zważyć również na inne kwestie.
Wdrożenie procedur związanych z ochroną danych osobowych
Biura rachunkowe mają dostęp do wielu dokumentacji przedsiębiorstwa. Różnego rodzaju umowy zawierają nie tylko dane osobowe właściciela firmy czy jego pracowników, ale również kontrahentów z nimi współpracujących. Decydując się na zatrudnienie w przedsiębiorstwie osoby z zewnątrz, dobrze jest zadbać o to, aby stosowała się ona do procedur zapewniających ochronę danych osobowych. Brak pewności wiąże się z wieloma niekorzystnymi dla przedsiębiorcy skutkami.
Cena i zakres świadczonych usług
Jak wspomniano wcześniej, niektóre biura rachunkowe pełnią bardzo szeroki zakres usług, oferując różnego rodzaju działania z zakresu księgowości i wsparcia biznesowego. Ważnym kryterium jest więc to, jakie i ile usług przedsiębiorca może uzyskać w danej cenie. Dobrze jest porównać oferty kilku biur rachunkowych, wybierając dla siebie najkorzystniejszą pod względem finansowym. Należy jednak mieć na uwadze, iż na cenę wpływają nie tylko takie elementy jak prestiż biura rachunkowego, ale również doświadczenie i wiedza księgowych, czy precyzyjność świadczonych usług opartych na innowacyjnym podejściu.
Przechowywanie dokumentacji
Decydując się na biuro rachunkowe, warto omówić z księgowym sposób przekazywania oraz przechowywania dokumentacji. Przedsiębiorca może uniknąć np. sporą ilość czasu, jeśli nie będzie zobowiązany do nieustannego odbierania przychodzącej poczty. Niektóre biura rachunkowe są w stanie zaproponować swoim klientom usługę, która nazywana jest wirtualnym biurem. To umożliwia właścicielom przechowywanie dokumentacji w bezpiecznym miejscu. Co więcej, adres takiej siedziby można wpisać na formularzu podczas rejestracji firmy. Sprawdza się to doskonale w przypadku osób nieposiadających stałego miejsca świadczonych usług.
Biuro rachunkowe to przede wszystkim ludzie, którzy w nim pracują. Decydując się na współpracę z księgowym, warto kierować się również tym, czy dobrze się z nim rozmawia. Warto sprawdzić te firmy, które posiadają już wysoką renomę na rynku. Należy również pamiętać o tym, że jeśli przedsiębiorca zechce zmienić księgowego, to ma do tego pełne prawo.
