Prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce jest niekiedy procesem skomplikowanym. Czynność ta wymaga zaangażowania oraz odpowiadania na wymagające, często niespodziewane sytuacje. Ważne, aby przedsiębiorca kierował swoim biznesem w sposób przepisowy. Określenie tego, na jakich zasadach prowadzona jest dana firma, odbywa się na podstawie kontroli działalności gospodarczej. Dowiedz się, czym ona jest i co warto o niej wiedzieć.
Kontrola działalności gospodarczej – czym jest?
Definicję kontroli działalności gospodarczej, jak i inne pojęcia związane z funkcjonowaniem biznesu w Polsce określa tzw. Prawo przedsiębiorców. W artykule 47. można znaleźć fragment, który traktuje kontrolę jako planowaną czynność, przeprowadzoną po wcześniejszym wykonaniu specyficznej analizy danego przedsiębiorstwa w zakresie prawdopodobnego naruszenia prawa w trakcie wykonywania danych działań w firmie. Obejmuje to przede wszystkim zidentyfikowanie obszarów podmiotowych i przedmiotowych, w których zakresie możliwe było naruszenie obowiązujących przepisów. To, w jaki sposób poprowadzona będzie kontrola działalności gospodarczej, jest zależne od organu kontroli lub tzw. organu nadrzędnego.
Kiedy i w jakim celu przeprowadza się kontrolę działalności gospodarczej?
Najczęściej do przeprowadzenia kontroli danego przedsiębiorstwa potrzebne są sytuacje, gdzie:
- działalność narusza obowiązujące przepisy prawa,
- wykonywanie działań w przedsiębiorstwie może prowadzić do naruszenia przepisów prawa,
- związane z działalnością gospodarczą działania łamią obowiązujące przepisy prawa.
Celem przeprowadzenia kontroli jest zabezpieczenie interesu państwa. Działanie prewencyjne ma również na uwadze dobro obywateli i ich ochronę przed wykorzystywaniem swobody działalności gospodarczej.
Kontrola działalności gospodarczej – kto ją przeprowadza?
W momencie, gdy w przedsiębiorstwie doszło do naruszenia prawa lub jego złamania, obowiązkowe jest przeprowadzenie kontroli. Najczęściej dokonuje się jej w przypadku zgłoszenia takiej czynności bądź samodzielnego wykrycia zabronionych działań. W polskim prawie istnieje dość duża liczba organów, które mogą przeprowadzić kontrolę działalności gospodarczej. Zazwyczaj każda z nich dotyczy nieco innych obszarów działań związanych z biznesem. Wśród nich znajdują się między innymi:
- Państwowa Inspekcja Pracy,
- Urząd Skarbowy,
- Inspekcja Ochrony Środowiska,
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych,
- Urząd Celno-Skarbowy,
- Straż Graniczna,
- Państwowa Straż Pożarna.
Jak wygląda kontrola działalności gospodarczej?
Przeprowadzenie kontroli działalności gospodarczej to proces, który angażuje kilka obszarów biznesu. Niezależnie od tego, kto przeprowadza taką czynność, nadzór w każdym przypadku przebiega dość podobnie.
Pierwszy etap kontroli działalności gospodarczej
Pierwszym etapem, następującym po analizie prawdopodobieństwa naruszenia prawa i uznaniu, że było ono obecne, jest poinformowanie i zawiadomienie przedsiębiorcy o konieczności przeprowadzenia kontroli. Najczęściej dzieje się to za pomocą listu poleconego, które wymaga zwrotnego potwierdzenia odbioru. Warto podkreślić, że Prawo przedsiębiorców określa, iż kontrola może być wszczęta nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż 30 dni od momentu doręczenia takiego zawiadomienia.
Konieczne jest jednak uwzględnienie sytuacji, w których zawiadomienie o planowanym przeprowadzeniu kontroli nie jest konieczne. Dzieje się to w przypadku, gdy:
- działanie biznesu jest związane z bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego,
- zawiadomienie przedsiębiorcy jest w jakiś sposób utrudnione lub bezskuteczne (np. spowodowane brakiem adresu zamieszkania lub siedziby),
- kontrola jest niezbędną czynnością konieczną do zgromadzenia dowodów popełnienia przestępstwa lub udokumentowania wykroczenia,
- czynność kontrolna ma na celu przeciwdziałanie rozpowszechniania na terytorium RP substancji psychoaktywnych i środków zastępczych.
Czynności kontrolne przedsiębiorstwa – jak wyglądają?
Kontroli dokonuje upoważniony pracownik organu kontrolnego. Przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań jest on zobowiązany do przedstawienia legitymacji służbowej, a także wykazania swojego przedstawicielstwa (umocowania).
W trakcie przeprowadzania kontroli pracownik organu kontrolnego ma możliwość dokonywania tych czynności, których celem jest sprawdzenie sposobu funkcjonowania przedsiębiorstwa. Ważne jednak, aby były one zgodne z obowiązującym prawem. Działania muszą ograniczać się również wyłącznie do prowadzonego biznesu. W przypadku różnych firm czas trwania kontroli wygląda inaczej. Maksymalnie wynosi on:
- 12 dni roboczych – w przypadku mikroprzedsiębiorców,
- 18 dni roboczych – w kontekście małych przedsiębiorców,
- 24 dni robocze – w stosunku do średnich przedsiębiorców,
- 48 dni robocze – dotyczące wszystkich pozostałych przedsiębiorców.
Artykuł 51. (ustawy 1-3) Prawa przedsiębiorców określa, że kontrola może być przeprowadzona wyłącznie w miejscu wykonywania działalności lub siedzibie przedsiębiorcy i tylko w trakcie wykonywania przez niego pracy lub w godzinach funkcjonowania biznesu. Podkreśla się, że czynności sprawdzające muszą odbywać się w sposób nieingerujący w prowadzoną działalność. Z każdej czynności sporządzany jest również protokół, do którego następnie, w razie konieczności, można się odwołać.
Jak się przygotować do kontroli przedsiębiorstwa?
Aby usprawnić kontrolę przedsiębiorstwa, dobrze jest zgromadzić wszystkie niezbędne dokumenty. Warto również posegregować wszystkie faktury, umowy ze współpracownikami i inne dokumenty. Niekiedy przydatne jest także zebranie dowodów przeprowadzanych transakcji, a także akt pracowniczych zatrudnionych w firmie osób. Jeśli wszystkie dokumenty znajdują się w innym miejscu niż wykonywana działalność, można wnieść wniosek, aby ich sprawdzenie odbyło się w innym miejscu niż siedziba firmy.
Ze względu na to, że kontrola działalności gospodarczej jest zazwyczaj zgłaszana właścicielowi biznesu, ma on możliwość przygotowania się do tego odpowiednio wcześniej. Działanie to nie tylko pozytywnie wpływa na proces kontrolny, ale jest także korzyścią dla samego przedsiębiorcy.
