Zastanawiasz się czym jest obowiązujący od początku 2022 roku Krajowy System e-Faktur? Chcesz sprawdzić na czym on polega? W poniższym artykule poznasz najważniejsze informacje, z którymi warto się zapoznać w tym temacie.
Krajowy System e-Faktur – czym jest?
Krajowy System e-Faktur planowany był od dawna. Ustawa, która go określa została utworzona 1 października 2021 roku i zaczęła obowiązywać wraz z początkiem stycznia kolejnego roku. Mówiąc najprościej jest to system teleinformatyczny, którego zadaniem jest upraszczanie wszelkiego rodzaju działań związanych z fakturowaniem w kraju. Dzięki niemu można przede wszystkim:
- nadawać, zmieniać i odebrać uprawnienia do korzystania z systemu,
- powiadamiać podmioty o nadanych uprawnieniach,
- uwierzytelniać i weryfikować uprawnienia,
- wystawiać faktury ustrukturyzowane,
- mieć dostęp do faktur ustrukturyzowanych,
- otrzymywać faktury ustrukturyzowane,
- przechowywać faktury ustrukturyzowane,
- oznaczać faktury ustrukturyzowane numerem identyfikującym,
- powiadamiać o dacie przydzielenia i odrzucenia faktur w przypadku niezgodności ze wzorem,
- powiadamiać o braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej,
- powiadamiać o braku uprawnień do korzystania z systemu e-Faktur.
Krajowy System e-Faktur umożliwia również wszelkiego rodzaju działania związane z analizowaniem oraz kontrolowaniem prawidłowości z faktur ustrukturyzowanych.
Kto może korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?
System, który ma za zadanie usprawniać i ułatwiać podatniom oraz innym podmiotom działania związane z fakturowaniem nie dotyczy każdego. Aby móc z niego korzystać, należy być:
- podatnikiem,
- podmiotem wskazanym przez danego podatnika,
- organem egzekucyjnym, o którym mówi Ustawa z dnia 17 czerwca 1966 o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
- komornikiem sądowym wykonującym postępowanie egzekucyjne,
- osobą fizyczną wskazaną przez wyżej wymienionych.
System jest także dostępny dla osób fizycznych, które zostaną wskazane w zawiadomieniu o nadaniu takich uprawnień.
Krajowy System e-Faktur – co jeszcze warto wiedzieć?
Krajowy System e-Faktur służy między innymi do przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Warto wiedzieć, przez jaki okres dokumenty będą znajdować się w systemie oraz co należy zrobić po upływie określonego czasu. Ważną kwestią jest również ustalenie tego, czym faktura ustrukturyzowana jest. Dzięki temu można uniknąć wszelkich nieprawidłowości związanych z błędnym rozumieniem pojęć.
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to wystawiany i otrzymywany za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur dokument, który posiada przydzielony numer identyfikujący. Jest ona wystawiana w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem podanym w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Obowiązkowym jest, aby nabywca otrzymał fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. Tylko wtedy dokument ma odpowiednią podstawę do różnego rodzaju innych działań. Podkreśla się również, iż trzymanie dokumentu wymaga akceptacji odbiorcy faktury.
Należy zaznaczyć, że wystawienie faktury ustrukturyzowanej odbywa się bezpośrednio poprzez wykorzystanie komercyjnych programów finansowo-księgowych podatnika. Poprzez API (interfejs programowania aplikacji) dokumenty przesyłane są do Krajowego Systemu e-Faktur. Ministerstwo Finansów oferuje bezpłatne narzędzia umożliwiające wystawianie tego rodzaju dokumentów. Więcej informacji w tym temacie można znaleźć na podatki.gov.pl.
Przechowywanie dokumentów w Krajowym Systemie e-Faktur
Podatnik oraz osoby uprawnione mają możliwość przechowywania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur przez czas 10 lat. Liczy się je od końca roku, w którym został wystawiony dany dokument. Po upływie określonej daty, osoba, która jest właścicielem faktury ma obowiązek do przechowania jej poza systemem aż do momentu, który określony jest jako termin przedawnienia zobowiązania podatkowego.
