Listy płac są rodzajem dokumentu księgowego, który jest stosowany w rachunkowości, w celu potwierdzenia poprawności naliczonych wynagrodzeń za dany okres. Zawiera informację o wszystkich odprowadzonych składkach zarówno przez pracownika, jaki i pracodawcę. Sporządzanie listy płac nie jest obowiązkowe, jednak w praktyce jest stosowane we wszystkich przedsiębiorstwach w cyku miesięcznym. Składniki listy płac są punktem wyjścia przy wypełnianiu deklaracji podatkowych oraz dokumentów ubezpieczeniowych, pozwala również na prawidłowe zaksięgowanie wynagrodzeń.
Jak sporządzić listę płac?
Listę plac sporządzamy na podstawie informacji o składnikach dodatkowych, ewidencji czasu pracy oraz zapisów z umowy o pracę. W prawidłowo sporządzonym dokumencie powinniśmy zawrzeć następujące elementy listy płac:
- nazwa pracodawcy
- okres, którego dotyczy dana lista
- datę wypłaty
- nazwę lub numer listy
- podpis osoby sporządzającej
- wszystkie składniki listy płac
- jeśli wynagrodzenie jest wypłacane gotówką, również podpis pracownika, wraz z datą wypłaty wynagrodzenia
Przy wypełnianiu listy plac nie należy uwzględniać umów cywilnoprawnych. Rozliczanie tych umów na liście płac wraz z wynagrodzeniami z umów o pracę jest błędem. Lista płac nie ma jednego, prawidłowego schematu. Jest to katalog otwarty, do którego zawsze można dodać inne składniki wynagrodzeń w zależności od potrzeb i specyfiki organizacji. Dane zawarte w liście płac są automatycznie zaczytywane do deklaracji ZUS, dlatego też nie mogą zawierać błędów, czy nieścisłości. Jeśli masz wątpliwości, czy potrafisz zrobić to poprawnie, zastanów się czy nie delegować tego zadania profesjonalistom, np. M&B Biuro Rachunkowe posiada taką usługę w swojej ofercie. Więcej szczegółów znajdziesz na https://mb-ksiegowa.pl/.
Rodzaje list dodatkowych
W rachunkowości lista płac główna nie jest jedyną występującą. Dostępne są typy list dodatkowych “A” i “B”. Typ “A” to lista płac przeznaczona do wypłaty wszystkich składników listy płac, które nie są związane z miesięcznym okresem rozliczeniowym. Najczęściej są to premie kwartalne, roczne, wynagrodzeń z tytułu umów cywilnoprawnych. Listy typu “B” są przeznaczone do wyrównań. Ten typ listy stosuje się, kiedy mamy konieczność zrobienia korekty, która nie powinna czekać do rozliczenia regularnego w kolejny miesiącu. Ten rodzaj listy, analogicznie jak listy główne wywołuje rozliczenie wsteczne. Poprawne wywiązywanie się z obowiązku płatnika składek ZUS i podatku staje się coraz trudniejsza misją, dlatego tez niezbędne jest systematyczne śledzenie przepisów i zmian w ustawach w tym zakresie, aby wypełnianie listy płac mogło ułatwić to zadanie.
