Jak zarejestrować firmę?

Chcesz założyć własną działalność gospodarczą? Nie chcesz popełnić błędu podczas rejestracji swojej firmy? Dowiedz się, o czym należy pamiętać, planując rozpoczęcie biznesu i przygotuj się do tego jak najlepiej.

Gdzie zarejestrować firmę?

Rozpoczęcie działalności gospodarczej w Polsce wiąże się z obowiązkiem rejestracji firmy w urzędzie. Dzięki temu wszystkie wykonywane usługi są zgodne z prawem. Prowadzenie działalności gospodarczej, jako indywidualny przedsiębiorca, niesie za sobą wiele odpowiedzialności, takich jak płacenie podatku czy opłacanie ZUS. Decyzję o tym, jaka forma opodatkowania dochodów będzie obowiązywała w danej firmie, jest podejmowana na samym początku prowadzenia biznesu – podczas wypełniania wniosku CEIDG-1, czyli w czasie rejestracji firmy. Złożenie dokumentu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej może odbyć się:

• listownie,
• w formie elektronicznej,
• podczas wizyty w urzędzie.
  

Zarejestrowana działalność gospodarcza – ile trwa rejestracja?

Wypełnienie wniosku nie zajmie wiele czasu, jeżeli wcześniej przygotuje się informacje, które są potrzebne do zarejestrowania firmy. Wpis do CEIDG jest dokonywany wraz z zamieszczeniem wszystkich potrzebnych danych w rejestrze, maksymalnie do jednego dnia roboczego od momentu, w którym wniosek wpłynie do urzędu. Należy pamiętać, że rejestracja w CEIDG zobowiązuje również do wpisu w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych oraz urzędzie skarbowym. Podatnik składek powinien pojawić się w ZUS w ciągu 7 dni od momentu rozpoczęcia działalności. 

Zbiór wszystkich danych złożonych podczas rejestracji znajduje się w specjalnej bazie przedsiębiorców, a dostęp do niej jest możliwy w dowolnym momencie. Dokonywanie zmian w bazie danych jest możliwe do 7 dni od ich wprowadzenia.

Jak zarejestrować firmę za darmo?

Koszty założenia firmy są związane z odpowiednim przygotowaniem wszystkich zasobów, potrzebnych do rozpoczęcia działalności oraz ewentualnym zatrudnieniem pracowników. Osoba, która nie rozpoczęła jeszcze swojej działalności, może nie mieć wystarczającej ilości środków do opłacenia procesu założenia działalności, dlatego sama rejestracja firmy w CEIDG jest bezpłatna i nie generuje żadnych kosztów dla przedsiębiorcy. 

Zarejestrowanie firmy – krok po kroku 

Rejestracja firmy obejmuje kilka ważnych kroków, o których należy pamiętać. Odpowiednie przygotowanie się do założenia firmy to zarówno oszczędność czasu podczas samego wypełniania wniosku, jak i ograniczenie ryzyka popełnienia błędu. 

Kto może założyć działalność gospodarczą w Polsce?

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej w Polsce jest możliwe dla osób, które są pełnoletnie, czyli zdolne do ponoszenia pełnej odpowiedzialności za swoje działania oraz samodzielnego podejmowania decyzji. Prawo do zarejestrowania firmy jednoosobowej posiadają w Polsce:

• wszyscy obywatele Polski,
• obywatele państw członkowskich Unii Europejskiej (UE) oraz państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego,
• obywatele państw spoza UE posiadający zgodę na pobyt stały czy długoterminowy lub zezwolenie na pobyt czasowy. 

Otrzymanie zgody na założenie firmy

Niektóre branże wymagają od właściciela firmy uzyskania specjalnej zgody na rozpoczęcie działalności. Dotyczy to przypadków, w których należy dysponować odpowiednimi warunkami zdrowotnymi czy lokalowymi lub uprawnieniami do posiadania określonego sprzętu branżowego. Jest to tzw. reglamentacja działalności gospodarczej i oznacza, że w takim przypadku przedsiębiorca musi uzyskać:

• licencję,
• zezwolenie,
• koncesję,
• wpis do rejestru działalności regulowanej.

Wszelkie zgody są udzielane przez właściwe organy państwowe, a przystąpienie do ich uzyskania wiąże się z wpłaceniem opłaty skarbowej. Wysokość kwoty jest zależna od rodzaju pozwolenia oraz działalności, którą przedsiębiorca chce założyć. 

Wybór nazwy przedsiębiorstwa

Jedną z ważniejszych rzeczy, umieszczanych we wpisie do CEIDG jest nazwa firmy. Powinna ona obowiązkowo zawierać imię i nazwisko właściciela firmy. Dodatkowo można do niej dopisać inne elementy, które są związane np. z rodzajem branży. 

Nadanie adresu siedziby firmy

Posiadanie swojej firmy nie musi wiązać się z obowiązkiem wynajmu specjalnego lokum, które będzie służyło jako siedziba przedsiębiorstwa. Wpis do CEIDG posiada jednak miejsce na wpisanie adresu firmy. Możliwe jest wybranie opcji „brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”, co jest znacznym ułatwieniem dla osób, które np. podejmują pracę zdalną i nie mają jednego, stałego adresu pobytu. 

Należy pamiętać, że umieszczając we wniosku konkretny adres, należy posiadać do niego tytuł prawny. Jest on traktowany jako:

• prawo własności nieruchomości,
• prawo użytkowania wieczystego,
• najem,
• dzierżawa,
• użyczenie,
• spółdzielcze własnościowe prawa do lokalu.

Kod PKD

Polska Klasyfikacja Działalności (PKD) to symbol, który pomaga zidentyfikować rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej. Dzięki temu urząd wie, z jakiego rodzaju branżą ma do czynienia. Kod PKD umożliwia również prowadzenie wszelkiego rodzaju statystyk publicznych oraz jest często powiązany z formami opodatkowania. Rejestrując firmę, należy wybrać minimum jeden kod tzw. główny, który będzie związany z działaniem firmy przynoszącym największe przychody. Możliwe, jednak nieobowiązkowe, jest również wybranie dodatkowych kodów. 

Wybór formy opodatkowania

Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej zobowiązuje również do płacenia podatku dochodowego od osób fizycznych – podatku PIT. Możliwe są cztery formy opodatkowania dochodów:

• skala podatkowa (stawka podatkowa 17% i 32%),
• stawka liniowa (stawka podatkowa 19%),
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,
• karta podatkowa.

O tym, jaką formę opodatkowania wybrać oraz w jaki sposób ją zmienić, można przeczytać w artykule: Jak zmienić formę opodatkowania?

Obowiązek płacenia VAT

Niezależnie od tego, jaką formę opodatkowania ostatecznie się wybierze, w niektórych przypadkach obowiązkowe jest również płacenie VAT, czyli podatku odprowadzanego od towarów i usług. Na oficjalnej stronie gov.pl istnieje informacja, że przedsiębiorca jest zobowiązany do zarejestrowania się do VAT, jednak nie dotyczy to przypadków, kiedy:

• sprzedaż roczna nie przekracza limitu 200 tysięcy złotych,
• sprzedaż dotyczy towarów i usług zwolnionych z VAT. 

Prowadzenie księgowości 

Każdy przedsiębiorca jest zobligowany do prowadzenia dokumentacji rachunkowej, związanej z podejmowanymi działaniami w firmie. W jej skład wchodzą między innymi:

• faktury,
• rachunki,
• ewidencje.

Księgowość może być prowadzona na dwa sposoby. Forma uproszczona dotyczy prowadzenia księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji przychodów (w przypadku ryczałtu). Pełna księgowość jest związana z tzw. księgą rachunkową.

Dokumentacja rachunkowa zabiera często bardzo dużo czasu przedsiębiorcom, dlatego decydują się oni na zatrudnianie zewnętrznych podmiotów. Biura rachunkowe, w których pracują profesjonalni księgowi, wyręczają właścicieli we wszystkich zadaniach związanych z księgowością. 

Składki ZUS

Każda osoba, posiadająca firmę jednoosobową powinna rozliczać i opłacać składki ZUS. Są one związane z ubezpieczeniami:

• społecznymi,
• zdrowotnymi,
• rentowymi i wypadkowymi,
• chorobowymi (dobrowolnie). 

Dla osób rozpoczynających przygodę z własnym biznesem możliwe jest skorzystanie z tzw. ulgi na start, która zwalnia z obowiązku opłacania składek przez pierwszych 6 miesięcy prowadzenia działalności. 

Decyzja o posiadaniu pełnomocnika

W trakcie prowadzenia działalności może się zdarzyć, że przedsiębiorcy nie będzie na miejscu w chwili, gdy będzie to konieczne. Warto w takim wypadku posiadać tzw. pełnomocnika, który jest upoważniony do prowadzenia działań w imieniu właściciela firmy. Dotyczy to między innymi:

• zawierania umów,
• przyjmowania płatności,
• reprezentacji przed urzędem lub sądem. 

Ważne, aby rolę pełnomocnika pełniła osoba, którą przedsiębiorca darzy sporym zaufaniem, ponieważ będzie miała ona dostęp do wielu ważnych dokumentów w firmie. 

Rejestracja firmy – o czym należy pamiętać?

Wiedząc już, jakie informacje należy przygotować do rejestracji przedsiębiorstwa, powinno być to znacznie łatwiejsze i szybsze. Trzeba pamiętać, że CEIDG-1 można złożyć jednorazowo. Chcąc zarejestrować kolejną działalność gospodarczą, należy podpiąć ją do istniejącego już wpisu. Po złożeniu wniosku CEIDG-1, należy dokonać rejestracji w urzędzie statystycznym, w celu uzyskania numeru REGON. Niektóre firmy są również zobowiązane do otwarcia rachunku bankowego. Limit transakcji gotówkowych wynosi bowiem 15 tysięcy złotych. W innych sytuacjach, gdzie płatności są wyższe, trzeba je opłacać przelewem, co zobowiązuje do posiadania konta bankowego.