Jesteś przedsiębiorcą i dziennie sporządzasz bardzo dużo faktur? Zastanawiasz się, czy każda z nich wymaga Twojego podpisu? Dowiedz się, czy brak sygnatury na takim dokumencie jest traktowany jako błąd.
Faktura – czym jest ten dokument?
W Polskim prawie w niektórych przypadkach w trakcie sprzedaży konieczne jest wystawienie faktury. Jest to najpopularniejszy dokument księgujący wymianę towarów, w którym zawierane są szczegółowe, istotne informacje na temat realizowanej transakcji z drugim podmiotem. Aby odpowiednio przygotować fakturę, konieczne jest zdobycie konkretnych wiadomości na temat realizacji usługi lub sprzedaży. Do najważniejszych należą:
- nazwa oraz adres sprzedawcy,
- nazwa oraz adres nabywcy,
- numery identyfikacyjne sprzedawcy i nabywcy,
- data wystawienia dokumentu,
- data dokonania lub zakończenia realizacji usługi,
- podpis „faktura” i numer dokumentu,
- określenie przedmiotu transakcji,
- cena netto, wartość netto wykonanej usługi/ towaru,
- jednostka miary oraz liczba sprzedanych towarów/usług,
- stawka podatku, wartość VAT i wartość brutto usługi/ towaru,
- kwota należności ogółem wyrażona cyframi i słownie.
Do kiedy wystawić fakturę?
Podkreśla się, że wystawienie faktury z drugim podmiotem jest konieczne w dwóch egzemplarzach. We wcześniejszych latach obowiązywała konieczność określania ich jako oryginał i kopia, jednak obecnie nie jest to obowiązkowe. W 2013 roku zniesiono również obowiązek nazywania dokumentu fakturą VAT, dlatego dziś korzysta się wyłącznie z określenia „faktura”.
Na wystawienie faktury podatnik ma czas do 15. dnia miesiąca, następującego po miesiącu, w którym odbyła się sprzedaż towaru lub realizacja usługi. Wyjątek dotyczy takich działalności jak:
- usługi budowlane – do 30. dnia od dnia zakończenia realizacji,
- dostawa książek drukowanych – do 60. dnia od wydania towaru,
- wydruk np. książek, dokumentów – do 90. dnia od wykonania,
- dostawa energii elektrycznej, cieplnej i świadczenia usług telekomunikacyjnych, najmu, stałej obsługi prawnej – zgodnie z terminem upływu ważności.
Faktura elektroniczna – czy można ją wystawić?
Od pewnego czasu istnieje możliwość wystawiania faktur w postaci internetowej. Podatnicy mogą również dostarczyć dokument drugiej stronie za pomocą formy online. Format sporządzonego pisma nie jest ściśle określony, a więc może to być zarówno PDF, DOC, jak i inny, ogólnodostępny. W przypadku wystawiania tzw. e-faktury konieczne jest spełnienie odpowiednich warunków. Wśród nich wymienia się najczęściej:
- zachowanie autentyczności pochodzenia,
- zachowanie integralności treści i czytelności,
- brak możliwości wdrażania zmian i edytowania faktury.
Podpis na fakturze – co warto wiedzieć?
Każda faktura należy do kategorii katalogów otwartych. To sprawia, że wystawca dokumentu jest zobowiązany nie tylko do umieszczenia w nim opisanych wcześniej informacji, ale również innych, dodatkowych elementów. Do takich należą np. podpisy czy pieczątki. Czynność ta nie jest jednak obowiązkowa. W 2004 roku wprowadzono bowiem zapis, w którym zwolniono kontrahentów z obowiązku podpisywania zarówno wystawianych, jak i otrzymywanych faktur. Regulacja ta powstała wskutek konieczności ujednolicenia przepisów krajowych ze wspólnotowymi tuż po wejściu do Unii Europejskiej.
Trzeba jednak mieć świadomość, iż podpis na fakturze jest pewnego rodzaju potwierdzeniem, świadczącym o tym, że dokument został przez danego podatnika otrzymany lub sporządzony. Dzięki temu może on pełnić formę dowodu w przypadku ewentualnych rozpraw sądowych. Niepodpisana faktura w momencie nieuregulowanych należności może okazać się więc mniej istotna, jeśli kontrahenci wejdą na drogę sądową. Nie oznacza to jednak, iż sporządzenie dokumentu bez podpisu obu stron jest błędem.
