Jesteś przedsiębiorcą i na co dzień zajmujesz się wystawianiem faktur? Zastanawiasz się, czy w przypadku błędnych zapisów masz możliwość anulowania takich dokumentów? Sprawdź, co zrobić w momencie, gdy wystawiona przez Ciebie faktura jest błędna i dowiedz się, kiedy można ją całkowicie wycofać.
Czym jest faktura i do czego służy?
Wystawianie faktur to jeden z obowiązków przedsiębiorców zawierających umowy z klientami i kontrahentami. Tego rodzaju dokument służy przede wszystkim do potwierdzania wykonywanych w firmie transakcji. Najczęściej wykorzystuje się go do celów księgowych, a więc archiwizowania realizowanych płatności. Ze względu na to, że faktura to jeden z ważniejszych dokumentów sprzedażowych, należy dokładnie zapoznać się z informacjami określającymi jego prawidłowe wypełnianie. O rzetelnie wypełnionej dokumentacji księgującej sprzedaż można mówić, jeśli zawarto w niej takie informacje, jak:
- nazwa, adres i numer identyfikacyjny sprzedawcy,
- nazwa, adres i numer identyfikacyjny nabywcy,
- data wystawienia dokumentu,
- data dokonania lub zakończenia dostawy towaru/wykonania usługi,
- podpis faktura oraz jej numer,
- nazwa towaru/usługi,
- jednostka miary,
- liczba sprzedanych towarów/rodzaj wykonanych usług,
- cena netto, wartość netto, stawka podatku, wartość brutto,
- suma wartości sprzedaży netto,
- kwota należności ogółem wraz z podatkiem (wyrażone słownie i cyframi).
Błędna faktura — co zrobić?
Każda faktura powinna zostać wystawiona w dwóch egzemplarzach (oryginale i kopii). Nie ma jednak konieczności dopisywania, który z nich został stworzony pierwotnie. Dokument wystawia przedsiębiorca, który dokonuje sprzedaży wobec innego właściciela firmy. Fakturę można również wystawić osobie prywatnej, jednak w tym przypadku, konieczne jest wyraźne żądanie nabywcy. Dokumentację księgującą sprzedaż należy sporządzić nie później niż do 15 dni od końca miesiąca, w którym wykonano transakcję. Można to zrobić zarówno drogą elektroniczną, jak i papierową.
Niekiedy, zwłaszcza u początkujących przedsiębiorców, zdarza się, że na fakturze pojawia się błąd. Może on dotyczyć niepoprawnych danych sprzedawcy lub nabywcy, numeru dokumentu czy innych elementów, które mają się na nim znaleźć. W takim przypadku możliwe jest skorygowanie dokumentacji, jednak aby to zrobić, należy dokładnie zapoznać się z przepisami podatkowymi.
Jak poprawić błędy na fakturze?
W momencie wystawienia błędnej faktury, przedsiębiorca ma obowiązek stworzenie dokumentu korygującego. To, w jaki sposób powinien on być sporządzony, zależy od rodzaju niepoprawnie wpisanej informacji.
- Błąd dotyczący części opisowej — jeśli na fakturze błędną informacją jest ta, która dotyczy obszaru opisowego, a więc nie powoduje zmian w kwocie dokonywanej transakcji, to możliwe jest wystawienie wyłącznie noty korygującej lub dokumentu korygującego dane formalne. Taki dopisek (w dwóch egzemplarzach) przygotowywuje nabywca towaru i przekazuje ją sprzedawcy. Po zaakceptowaniu zmian z obu strony, fakturę korygującą należy podpisać. Jeśli błąd znajdzie sprzedawca przed okazaniem dokumentu nabywcy, może on wystawić dokumentację korygującą poprzez dokonanie zmian w części opisowej faktury pierwotnej.
- Błąd dotyczący kwoty transakcji — jeżeli błąd na dokumencie księgującym sprzedaż jest związany z jedną z podanych kwot transakcji, to sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę korygującą.
Anulowanie faktury — czy jest to możliwe?
Wielu przedsiębiorców, którym zdarzyło się błędne wystawienie faktury, zastanawia się, czy jest możliwość anulowania takiego dokumentu. Prawo podatkowe jasno jednak określa, że taka czynność jest możliwa wyłącznie, gdy:
- transakcja nie doszła do skutku,
- faktura VAT nie trafiła jeszcze do obiegu prawnego.
Należy pamiętać, że w tym przypadku konieczne jest spełnienie obu warunków, a więc sprzedaż nie mogła mieć miejsca, a dokument nie trafił do rąk nabywcy.
Niekiedy nabywca odmawia przedsiębiorcy zapłaty za fakturę lub całkowicie rezygnuje z jej przyjęcia. Trzeba jednak mieć na uwadze, że mimo to, konieczne jest zaksięgowanie takiej sprzedaży. Brak akceptacji dokumentacji przez nabywcę nie zwalnia więc z obowiązku zaksięgowania transakcji, co oznacza, że w tym przypadku nie jest możliwe jej anulowanie.
Jak anulować fakturę?
Najczęstszą sytuacją, w której dochodzi do anulowania faktury, jest moment, gdy sprzedawca wysyła fakturę z towarem, a odbiorca jej nie przyjmuje, a więc za nią nie płaci. Jeśli towar razem z dokumentem księgującym rzekomą sprzedaż, wraca do przedsiębiorcy, to obowiązek podatkowy nie ma miejsca, ponieważ nie doszło do transakcji.
Jeśli zdarzyła się sytuacja, w której sprzedawca towaru lub usług ma możliwość anulowania faktury, należy pamiętać o rzetelnym i dokładnym przygotowaniu wszystkich dokumentów sprzedażowych opisujących daną transakcję. Aby anulować dokument, konieczne jest wyraźne przekreślenie dwóch przygotowanych egzemplarzy faktury. Niezbędne jest również dołączenie opisu potwierdzającego anulowanie. Na takim dopisku warto umieścić:
- tytuł: anulowanie faktury,
- datę anulowania faktury,
- podpis osoby uprawnionej anulowanie faktur w przedsębiorstwie,
- powód wnulowania dokumentu (nieobowiązkowe).
Należy nade wszystko pamiętać, że nawet w przypadku anulowania faktury, konieczne jest przechowywanie takiego dokumentu. Faktura, która została w ten sposób potraktowana, nie podlega ewidencji księgowej, jednak koniecznie trzeba umieścić ją w dokumentacji księgowej przedsiębiorstwa. Aby uniknąć ewentualnych błędów podczas przygotowywania opisu potwierdzającego anulowanie faktury, dobrze jest skorzystać z pomocy specjalistów. W biurach rachunkowych doświadczeni księgowi ułatwiają cały ten proces, towarzysząc przedsiębiorcy nie tylko w przygotowywaniu dokumentacji, ale również jej archiwizowaniu.
