Chcesz wiedzieć, jak prawidłowo prowadzić politykę rachunkowości w Twojej organizacji pozarządowej? Nie wiesz, czym ona jest, a zależy Ci na tym, aby działać zgodnie z polskim prawem? Dowiedz się, czym jest ten dokument i sprawdź, jakie kroki należy uwzględnić, w trakcie jego opracowywania.
Czym jest polityka rachunkowości?
Nie każdy wie, że organizacje pozarządowe są zobowiązane do opracowywania indywidualnej polityki rachunkowości. Jest to nic innego jak zbiór zasad finansowych, według których księgowa lub osoba odpowiedzialna za finanse prowadzi wszystkie dokumentacje i księgi rachunkowe. Opracowane reguły i praktyki powinny być zatwierdzone i przyjęte do organizacji jako pełen dokument zawierający wszelkie niezbędne zasady. Politykę rachunkowości przygotowuje księgowy jednak w ścisłej współpracy z całym zarządem bądź osobą odpowiedzialną za dysponowanie finansami firmy.
Każda polityka rachunkowości, która funkcjonuje prawidłowo, powinna zawierać reguły dostosowane do obowiązujących wymagań określonych w ustawach, a także uwzględniające specyficzne obszary, w których funkcjonuje organizacja.
Co zawiera polityka rachunkowości?
Jak wspomniano wcześniej, polityka rachunkowości to bardzo obszerny dokument, w którym konieczne jest opisanie obowiązujących zasad działań finansowych. Dotyczy to między innymi informacji na temat tworzenia planów kont, sposobu obiegu wszystkich finansów, przechowywania i archiwizowania dokumentacji oraz amortyzowania środków trwałych. Taki dokument powinien także informować o tym, jak księgowane są koszty za rok poprzedni i jakie plany przewidywane są na rok następny.
W podsumowaniu polityki rachunkowości lub na samym początku dokumentu należy zamieścić informację o osobie będącej odpowiedzialną za przestrzeganie wskazanych procedur i opisanych zasad. Warto również wiedzieć, że wszelkie zmiany należy wprowadzać wyłącznie za jej zgodą, a także uprawnionych do tego osób (np. zarząd lub właściciel organizacji), a ich zaistnienie trzeba potwierdzić aneksem z ich podpisem.
Jak opracować politykę rachunkowości w organizacji pozarządowej?
Aby polityka rachunkowości odzwierciedlała odpowiednio sytuację finansową danej organizacji, niezbędne jest jej odpowiednie przygotowanie. Warto kierować się kilkoma ważnymi zasadami.
- Uwzględnianie w dokumentacji wszelkich istotnych informacji i operacji, które opisują działania organizacji pozarządowej pod względem wydatków i zysków.
- Umiejętność przewidywania tego, w jaki sposób organizacja będzie działała w przyszłości. Planowanie działań finansowych, a także przepowiadanie ewentualnych zysków i strat.
- Odnoszenie się do prowadzonych działań za dany okres finansowy. Ujmowanie kosztów i przychodów w momencie ich powstawania, jednak zapisywanie ich w odpowiednich kolejnościach.
- Rzetelne przedstawianie dokumentacji, a także wszystkich dowodów wskazujących na sytuację finansową firmy.
- Przygotowywanie realnych wycen i uwzględnianie zobowiązań w trakcie ich określania.
Weryfikacja polityki rachunkowości — czym jest inwentaryzacja w organizacji pozarządowej?
Inwentaryzacja to moment, w którym osoba zajmująca się finansami danej organizacji pozarządowej sporządza dokładny spis tego, jaki jest jej stan finansowy. Następnie jest ona zobowiązana do upewnienia się, że odpowiada to wszystkim zapisom w ewidencji księgowej. Obowiązek inwentaryzacji zapisany jest w ustawie o rachunkowości, a dokładniej w rozdziale 3 i jest on rozumiany jako ustalenie faktycznego stanu posiadanego majątku. Spis dokonywany jest na podstawie rzeczowych i pieniężnych składników, a więc między innymi obecności:
- środków trwałych,
- mebli,
- komputerów,
- drukarek,
- aparatów fotograficznych,
- telefonów,
- pieniędzy na koncie,
- pieniędzy w gotówce.
Warto wspomnieć, że do środków tych nie zalicza się prywatnych rzeczy, które nie zostały zakupione przez fundację i nie są używane na podstawie umowy użyczenia. Inwentaryzacja jest momentem sprawdzenia, czy polityka rachunkowości danej organizacji działa w sposób prawidłowy. Odpowiada za nią kierownik jednostki, a jej niewykonanie grozi karą grzywny lub nawet pozbawienia wolności. Spis należy przeprowadzić wraz z końcem roku obrotowego.
