Chcesz przenieść koszty na swojego kontrahenta? Niezbędna wiedza w tym zakresie uwzględnia temat przygotowania tzw. refaktury. Dowiedz się, czym ona jest, co powinna zawierać i w jaki sposób ją napisać..
Refaktura – co to jest?
Definicji refaktury można się doszukać w artykule 8 ust. 2a ustawy o VAT. Zgodnie z nią w przypadku, gdy podatnik nabywa usługę we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, to uznaje się, że ostateczny użytkownik tej usługi, czyli wspomniana osoba trzecia, jest odpowiedzialna za jej rozliczenie. W takim przypadku podatnik, który nabywa usługę, odsprzedaje ją osobie ostatecznie z niej korzystającej. Przepis ten mówi o konieczności wykonania świadczenia nazywanego odsprzedażą, w czym konieczne jest sporządzenie refaktury. Jest to więc dokument wystawiony przez nabywcę usługi w celu jej odsprzedaży na rzecz ostatecznego jej odbiorcy.
Co powinna zawierać refaktura?
Podatnik, który ma obowiązek przygotowania refaktury, powinien dokładnie dowiedzieć się, jak powinna ona wyglądać. Warto wiedzieć, iż tego rodzaju dokument nie musi być tworzony na wzór faktury pierwotnej. Konieczne jest jednak uwzględnienie w niej takich informacji, jak:
- data wystawienia faktury,
- kolejny numer faktury, który jednoznacznie identyfikuje fakturę w ramach jednej lub więcej serii,
- imiona i nazwiska (lub nazwy) podatnika i nabywcy towarów lub usług, wraz z ich adresami,
- numer identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy i sprzedawcy.
Na refakturze warto również umieścić datę dostawy towarów lub wykonania usługi, lub datę otrzymania zapłaty, jeśli nastąpiła przed sprzedażą i jest określona oraz różni się od daty wystawienia faktury, nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, jakiej dotyczy oraz wartość sprzedaży netto, kwota podatku VAT i wartość brutto.
Aby refaktura była uznana pod względem prawnym, powinna ona wskazywać na to, co jest przedmiotem sprzedaży. Jest to niezwykle istotne, ponieważ informacja ta umożliwia przypisanie odpowiedniej stawki VAT. Szczegółowe wyjaśnienie dotyczące prawidłowego określania nazwy usługi na fakturze zostało przedstawione przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w indywidualnej interpretacji z dnia 22 maja 2017 roku o numerze sygnatury 2461-IBPP3.4512.200.2017.2.AW.
Jak rozliczyć refakturę?
Każda faktura, jak i pochodny od niej dokument, powinien być przez przedsiębiorcę odpowiednio rozliczony. Ze względu na to, że refaktura dotyczy odsprzedaży usługi przez podmiot, który ją nabył, na rzecz ostatecznego odbiorcy i nie ma jednego dokumentu, który reguluje jej sporządzanie, to przyjmuje się, że moment powstania obowiązku podatkowego dla usług refakturowanych jest ustalany na podstawie ogólnych zasad dotyczących danego rodzaju usługi, zgodnie z art. 19a ustawy o VAT.
Powstanie obowiązku podatkowego w VAT zależy od charakteru i przedmiotu usługi, daty jej wykonania oraz tego, czy została wcześniej opłacona. Nie można więc jednoznacznie określić daty powstania obowiązku podatkowego VAT przy refakturze usług, ponieważ jest to kwestia indywidualna, zależna od powyższych czynników. W przypadku pojawienia się jakichkolwiek wątpliwości warto zgłosić się do biura rachunkowego po profesjonalną pomoc.
Czy refaktura może być powiększona o prowizję?
Bardzo często przedsiębiorcy chcą powiększać różnego rodzaju faktury o dodatkowe koszty. Należy jednak wiedzieć, iż sama idea refaktury polega na tym, że powinna być ona wystawiona w niezmienionej wartości, czyli w takiej samej wartości i formie, w jakiej została nabyta przez podmiot, który ją odsprzedaje. Oznacza to, że usługa refakturowana nie powinna być podwyższona o dodatkową marżę, prowizję ani inne koszty, ani w żaden sposób modyfikowana. Jeśli do refakturowanej usługi dolicza się marżę lub prowizję, powoduje to traktowanie tej sprzedaży jako odrębnej transakcji.
