Wybór odpowiedniej formy prawnej dla naszej firmy to jedna z najważniejszych decyzji, którą warto przeanalizować już na samym początku, ponieważ nieodpowiednia decyzja będzie miała wpływ na losy prowadzonej działalności przez cały okres jej trwania. Nieodpowiednio dobrana forma może narazić nas choćby na problemy prawne, wyższe koszty prowadzonej działalności oraz na odpowiedzialność majątkowa w przypadku nietrafionej inwestycji. Najlepszym sposobem, by uniknąć powyższego jest dokonać odpowiedniego wyboru formy prawnej dla Twojej firmy. Przyjrzyjmy się zatem dwóm najbardziej popularnym forma prawnym prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, a więc jednoosobowej działalności gospodarcza i spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Formalności – jak to wygląda w działalności gospodarczej, a w spółce z o.o.?
Rejestracja i późniejsze zmiany dotyczące firmy w przypadku działalności gospodarczej są szybsze i bezpłatne. Rejestracja czy dokonanie zmiany nie trwa dłużej niż godzinę czasu. W przypadku spółki z o.o. trwa to chwilę dłużej , zarówno rejestracja, jak późniejsze zmiany są płatne (opłata sądowa 350 zł, jeżeli dokonujemy czynności elektronicznie). Rejestracja spółki z wykorzystaniem trybu S24 to dzisiaj 24 h, na aktualizacje zmian czekamy ok tygodnia czasu. Nie mniej bardzo demonizowane jest prowadzenie działalności w formie spółki z o.o. Od razu zaznaczam, że niesłusznie, ale o tym póżniej. Podsumowując, załatwienie formalności związanych z rejestracją, zmianami oraz zamknięciem działalności gospodarczej trwają krócej i są bezpłatne. W przypadki spółki z o.o. trwają nieznacznie dłużej i są płatne.
Jak wygląda odpowiedzialność za zobowiązania w działalności, a jak w spółce?
Jedna z najważniejszych kwestii dla przedsiębiorcy to odpowiedzialność za zobowiązania firmy. Jak to się mówi: umów nie zawieramy na dobre czasy, lecz na złe, a więc wtedy, gdy coś nie idzie po naszej myśli lub też jedna ze stron umowy nie wywiązuje się z ustalonych wcześniej warunków. No właśnie. Podobnie jest z formą prowadzenia działalności i odpowiedzialnością za jej zobowiązania. Znakomita część przedsiębiorców zapomina o tym, że bardzo łatwo o jakąś wpadkę, karę umowną lub też kontrahenta, który nam nie zapłaci za wykonaną usługę i zachwieje naszą płynnością finansową. Nie mniej w takiej sytuacji bank, operator sieci komórkowej czy właściciel lokalu, który wynajmujesz na biuro nie będzie się tym przejmował. Umowa zawarta została na rok czasu? Mimo braku płynności finansowej zmuszeni jesteśmy do regulowania należności z tytułu tejże umowy. W przypadku, gdy coś pójdzie nie tak i będziemy musieli zrezygnować z dalszego prowadzenia własnej firmy te zobowiązania „idą” za nami. Tak jest w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, w której właściciel odpowiada za zobowiązania całym swoim majątkiem.
Zupełnie odmiennie wygląda sytuacji w przypadki spółki z o.o. Jeżeli zdecydujemy się na prowadzenie działalności w formie spółki z o.o. to możemy spać stosunkowo spokojnie, ponieważ za zobowiązania spółki nie odpowiadamy. Znajdując się w jednej z opisanych w poprzednim akapicie sytuacji, gdy utracimy płynność finansową i zmuszeni będziemy zamknąć firmę lub też wstrzymać jej działalność na jakiś czas w praktyce nie ma żadnego problemu. Spółkę możemy zamknąć i po jej likwidacji wierzyciele nie będą egzekwować należności np. z tytułu umowy najmu lokalu z naszego majątku prywatnego. Oczywiście są wyjątkowe sytuacje, które taki obowiązek na nas nakładają np. gdy zadłużymy firmę w drodze przestępstwa. Teoria jednak teorią, a praktyka obrotu gospodarczego mówi jednogłośnie: prowadzisz spółkę, nie odpowiadasz swoim majątkiem.
Prowadzenie firmy w formie spółki z o.o. jest bezpieczniejsze zwłaszcza, gdy podejmujesz się biznesu, w który inwestujesz. Jeżeli Twój biznes to tworzenie stron www i jedyna inwestycja to (w uproszczeniu) komputer i biurko do mieszkania to teoretycznie nie masz się czym przejmować. Gdy jednak coś produkujesz, a do wykonania usługi musisz zatrudnić pracowników lub inne firmy (np. w branży budowlanej, produkcyjnej) to warto się zabezpieczyć odpowiednią forma prawną. Warto zadać sobie pytanie co jeżeli zatrudnimy ludzi, kupimy materiał, a nasz zamawiający nam nie zapłaci? Pracownicy i sprzedawca materiału podarują nam swoje wynagrodzenie? No właśnie.
Działalność gospodarcza czy spółka z o.o. – co zatem z ZUS-em?
Decydując się na prowadzenie firmy w formie działalności gospodarczej musimy pamiętać o comiesięcznym obowiązku opłacaniu obowiązkowych składek społecznych i składki zdrowotnej do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Wysokość najniższej składki ZUS wynosi ponad 1400 zł. Przez pierwsze 2 lata prowadzenia działalności gospodarczej przysługuje nam ulga, więc możemy płacić tzw. mały ZUS. Mały ZUS to koszt rzędu połowy pełnej składki ZUS. Ponadto, gdy jest to nasza pierwsza firma lub przerwa w prowadzeniu przez nas działalność gospodarczej jest większa niż 5 lat możemy ubiegać się o tzw. Ulgę na start, a więc zwolnienie ze składek społecznych. Jest to bardzo przyjazne rozwiązanie dla początkującego przedsiębiorcy, ponieważ przez pierwsze 6 miesięcy płaci on tylko składkę zdrowotną (nieco ponad 360 zł). Natomiast składki zdrowotną w 75% możemy odliczyć od podatku, co oznacza, że w rzeczywistości kosztuje nas to ok 70 zł. W przypadku spółki z o.o. możemy ZUSu nie płacić wcale. I to w zasadzie wszystko na temat ZUSu w spółce z o.o.
Działalność vs spółka – księgi handlowe a Książka Przychodów i Rozchodów
Prowadząc firmę w formie działalności gospodarczej możemy wybrać kilka form opodatkowania. Najczęściej wybieraną ewidencją prowadzonej działalności jest Podatkowa Książka Przychodów i Rozchodów (KPiR). Jest to tzw. uproszczona księgowość i koszt jej prowadzenia dla niewielkiej firmy to ok 200 zł.
Inaczej to wygląda w przypadku spółki z o.o., ponieważ prowadząc firmę w formie spółki z o.o. przepisy wymagają od nas prowadzenia tzw. pełnej księgowości w formie ksiąg handlowych. Koszt obsługi ksiąg handlowych w biurach rachunkowych zaczyna się od 500 zł. Zatem jak widać koszty księgowe w przypadku spółki z o.o. są znacznie wyższe. Nie mniej zważywszy na fakt, iż spółka zwolniona jest ze składek ZUS, wbrew powszechnej opinia prowadzenie działalności w tej formie w dłuższym okresie czasie jest tańsze.
A co z prestiżem? Lepiej mieć działalność czy spółkę?
Forma prawna spółki z ograniczona odpowiedzialnością powstała z intencją zmniejszenia ryzyka przedsiębiorców podejmujących się większych inwestycji, by zminimalizować ich odpowiedzialność finansową w przypadku, gdyby coś poszło nie tak i firma wpadła w kłopoty finansowe. Miało to zachęcić przedsiębiorców do podejmowania ryzyka. Zatem prowadzenie firmy w tej formie co do zasady wskazuje na wyższy stopień zorganizowania firmy, co mogłoby wskazywać na większy profesjonalizm podmiotu. Oczywiście samochody typu pick-up też powstały, by służyć jako samochodu do holowania, a jeździmy nimi prywatnie. Tak samo w przypadki spółki z o.o. nawet najmniejszy biznes może być prowadzony w tej formie.
Podwójne opodatkowanie – która forma podmiotowości jest lepsza w tym przypadku?
Panuje błędne przekonanie, że w spółce z o.o. mamy tzw. podwójne opodatkowanie, a więc płacimy więcej podatków. Nie jest to prawdą. Prawdą jest, że mamy podatek CIT (podatek od osób prawnych) i PIT (od osób fizycznych płacony przez wspólników i zarząd, gdy zdecydują się wypłacić zyski z prowadzonej działalności). Nie mniej podatek nie jest płacony podwójnie, ponieważ w momencie, gdy np. wspólnik postanowi wypłacić sobie wynagrodzenie w wysokości 10 000 zł to kwota ta będzie jednocześnie kosztem spółki (wynagrodzenia są kosztem prowadzenia działalności gospodarczej). Zatem w takiej sytuacji jedynie wspólnik zapłaci podatek PIT, a spółka te kwotę zaksięguje jako koszt prowadzenia działalności. Zatem podwójny podatek to mit. Na koniec warto zwrócić uwagę, że stawka podatku dla spółki z o.o., której przychody nie przekraczają rocznie 1 200 000 EUR (czyli większości firm w Polsce) to 9% podatku liniowego. Stawka podatku liniowego w przypadku działalności gospodarczej wynosi 19%.
Słowem podsumowania – co wybrać? Działalność godspodarczą czy spółkę z o.o.?
Reasumując, w pierwszych miesiąca naszej działalności gospodarczej nieznacznie, ale jednak tańsze jest prowadzenie firmy w formie działalności gospodarczej. Sytuacja ta zmienia się jednak po 6 miesiącach. W przypadku działalności gospodarczej podstawowymi kosztami jej prowadzenia są: składki ZUS oraz koszt obsługi księgowej. W przypadku spółki z o.o. jedynym kosztem jest księgowość. Księgowość spółki z o.o. jest jednak droższa. Nie mniej, gdy policzymy ile wynoszą składki ZUS okaże się, że w dłuższej perspektywie czasu mniej kosztuje prowadzenie spółki z o.o. Domyślam się, że jesteś trochę zaskoczony.
W kwestii odpowiedzialności nie ma o czym mówić, spółka z o.o. to zdecydowanie pewniejsze rozwiązanie.
Zalety prowadzenia firmy w formie JDG
- Prosta procedura założenia i likwidacji
- Brak kosztów rejestracji
- Możliwość wyboru dogodnej formy opodatkowania
- Nieskomplikowana księgowość
Wady prowadzenia firmy w formie JDG
- Pełna odpowiedzialność przedsiębiorcy za zobowiązania firmy
- Obowiązek opłacania składek ZUS bez względu na wysokość dochodów
- Ograniczona skala działalności
- Brak poczucia bezpieczeństwa
Zalety prowadzenia firmy w formie spółki z o.o.
- Samodzielność prawna spółki
- Możliwość rozwoju spółki
- Pełna kontrola nad finansami
- Ograniczona odpowiedzialność wspólników za zobowiązania spółki
Wady prowadzenia firmy w formie spółki z o.o.
- Bardziej skomplikowana procedura założenia i likwidacji
- Pełna księgowość
- Obowiązek składania sprawozdań finansowych
Mam nadzieje, że materiał był pomocny. Zachęcam do zapoznania się z innymi artykułami związanymi z podatkami i prowadzeniem działalności gospodarczej.
Autor: Bartosz Hadyński
