Chcesz skorzystać z faktury zaliczkowej i zastanawiasz się, co powinieneś wiedzieć na ten temat? Jesteś przedsiębiorcą i rozliczasz się ze swoim podwykonawcą dwuetapowo? Dowiedz się, czym dokładnie jest faktura zaliczkowa i w jaki sposób opisać ją w późniejszej fakturze końcowej.
Faktura zaliczkowa – co to takiego?
W praktyce codziennej większość wykonawców chce spełniać swoje obowiązki pod kilkoma warunkami. Najczęstszym z nich jest chęć uzyskania tzw. wypłaty pośredniej. W przypadku takiego działania niezbędnym dokumentem, jaki należy wypełnić, jest faktura zaliczkowa. Stanowi ona zaświadczenie, że dochód, który podlega opodatkowaniu, został przez wykonawcę otrzymany. Faktura zaliczkowa została dokładnie określona w ustawie o podatku od towarów i usług. Przypisany jest jej art. 19a ust.8, który mówi o tym, iż uzyskanie nawet części zapłaty generuje obowiązek odprowadzenia podatku. Faktura zaliczkowa dotyczy nie tylko zaliczek, ale również wszelkich form częściowego rozliczania się z zamawiającym np.:
- zadatek,
- rata,
- przedpłata.
O tym, czym dokładnie różnią się od siebie dwie najczęściej mylone formy wcześniejszego rozliczania się, a mianowicie zaliczka i zadatek, można przeczytać w jednym z wcześniejszych wpisów.
Faktura zaliczkowa – co powinno się w niej znaleźć?
Zaliczki są wykorzystywane najczęściej w przypadku podejmowania się kosztownych przedsięwzięć, a jej celem jest uzyskanie wstępnych środków na ich realizację. Faktura zaliczkowa wystawiana jest więc w momencie, gdy rozliczane są pewne mniejsze kwoty, które przyporządkowane są do określonej umowy. Należy pamiętać o odpowiednim udokumentowaniu takich działań. Jeśli kontrahent nie wypłaca na początku 100% całego zamówienia, niezbędne jest nie tylko sporządzenie faktury zaliczkowej, ale również końcowej. Faktura zaliczkowa jest jednak poprzedzeniem zamknięcia transakcji, dlatego powinny się w niej znaleźć takie dane jak:
- data sporządzenia,
- numer dokumentu,
- określenie wystawiającego i adresata faktury,
- numery identyfikacji podatkowej obu stron,
- data otrzymania zapłaty,
- kwota, jaka została zapłacona,
- kwota podatku, jaki należy odprowadzić w związku z wystawieniem faktury,
- określenie towaru bądź usługi,
- ilość towaru/usługi oraz ich wartość netto i brutto.
Jak wystawia się fakturę zaliczkową?
Faktura zaliczkowa jest dokumentem, który potwierdza konieczność opodatkowania należytej wykonawcy kwoty. Aby obliczyć podatek zaliczkowy, należy podzielić wartość otrzymanej zaliczki pomnożonej przez konkretną stawkę podatku przez stawkę podatku powiększoną o liczbę 100.
Termin wystawienia faktury zaliczkowej regulowany jest przez wcześniej wymienioną ustawę. Zgodnie z nią, dokument powinien być sporządzony nie wcześniej niż 60 dni przed otrzymaniem zaliczki, jednak nie później niż 15 dnia miesiąca, który następuje po tym, gdzie zapłacono część lub całą kwotę wynagrodzenia. Należy pamiętać, że nie zawsze istnieje możliwość przewidzenia uregulowania zapłaty. Z tego względu najlepszym rozwiązaniem jest wystawienie faktury zaliczkowej po otrzymaniu płatności.
Faktura zaliczkowa i faktura końcowa – co warto wiedzieć?
Podkreśla się, iż w momencie, gdy zaliczka otrzymana jest w tym samym miesiącu, w którym zrealizowana została usługa, to nie ma konieczności wystawiania osobnej faktury zaliczkowej i osobnej faktury końcowej. W takim przypadku wystarczające jest objęcie i zapisanie całego dochodu na jednym dokumencie. Nie ma również konieczności tworzenia dwóch faktur w momencie, gdy zaliczka wynosi tyle samo, co ustalona kwota końcowa realizacji transakcji. Jeśli jednak pokrywa ona wyłącznie część dochodu, konieczne jest natomiast stworzenie zarówno faktury zaliczkowej, jak i końcowej.
Faktura końcowa obejmuje te same informacje co zaliczkowa. Warto jednak pamiętać również o wskazaniu:
- wartości wydanych towarów lub realizowanej usługi, pomniejszonych o wartość zaliczki,
- kwoty podatku, pomniejszonej o kwotę podatku zapłaconego podczas realizacji faktury zaliczkowej.
Faktura końcowa – co jeszcze warto mieć na uwadze?
Nie należy zapominać, że obowiązkowym punktem tworzenia faktury końcowej jest udokumentowanie w niej, iż wcześniej realizowane były również inne formy płatności, których podstawą są sporządzone faktury zaliczkowe. Ta sama zasada dotyczy osób, które decydują się na sporządzenie więcej niż jednej faktury częściowej. Każda kolejna powinna bowiem zawierać informację o wcześniej sporządzonej dokumentacji.
W 2023 roku w związku z wejściem ustawy SLIM VAT 3 uregulowane zostaną informacje dotyczące faktur końcowych i zaliczkowych. Aby dokładnie zapoznać się z nowymi zapisami oraz mieć pewność ich należytego wykonywania, warto zdecydować się na doradztwo biznesowe i księgowe, które realizowane jest między innymi w naszej firmie M&B Biuro Rachunkowe.
