Jesteś przedsiębiorcą i nawiązując współpracę z kontrahentami, chcesz dodatkowo zabezpieczyć swoje pieniądze? Do tego konieczne jest wystawienie faktury zaliczkowej. Dowiedz się, czym jest ten dokument i sprawdź, jakie elementy należy w nim uwzględnić.
Czym jest faktura zaliczkowa?
Fakturą zaliczkową nazywa się dokument przyrządzany w celu pobrania zaliczki przez przedsiębiorcę przed uiszczeniem transakcji. Ma ona między innymi ułatwić pokrycie kosztów wiążących się z wykonaniem określonej w umowie pracy. Dodatkowo pełni ona formę zabezpieczenia przedsiębiorcy przed ewentualnymi oszustwami.
Fakt uzyskania wpłaty traktowanej jako zaliczka lub przedpłata należy udokumentować w odpowiedni sposób. Warto również wiedzieć, iż istotne są terminy wystawiania faktury zaliczkowej.
Faktura zaliczkowa – kiedy należy wystawić?
W momencie, gdy przedsiębiorca otrzymuje zaliczkę, zaczyna obowiązywać go podatek VAT. Powstanie obowiązku podatkowego określa, iż przedsiębiorca powinien wystawić fakturę zaliczkową w terminie do 15 dnia miesiąca, który następuje po miesiącu, w jakim uzyskał on wpłatę zaliczkową. Warto jednak wiedzieć, że obowiązku sporządzania całkowicie nowego dokumentu nie ma konieczności w przypadku, gdy dostawa towarów lub wykonanie usługi dzieje się w tym samym okresie rozliczeniowym. Jest to dla przedsiębiorców duże ułatwienie. W innych momentach mają oni bowiem obowiązek przygotowania zarówno omawianej faktury zaliczkowej, jak i domykającej całą transakcję fakturę końcową, a więc rozliczającą.
Kto nie musi wystawiać faktury zaliczkowej?
Wystawienie faktury zaliczkowej w przypadku otrzymania zaliczki lub przedpłaty mają obowiązek wszyscy przedsiębiorcy. Jeśli jednak zaliczka wpłacana jest przez osobę fizyczną, to taki dokument jest przygotowywany wyłącznie w momencie, gdy wpłacający tego zażąda. Nie każdy również wiem, że uzyskanie zaliczki można udokumentować paragonem fiskalnym. Dotyczy to wszystkich przedsiębiorców, którzy muszą ewidencjonować sprzedaż na kasie. Jeśli jednak nabywca wystawi prośbę sporządzenia faktury zaliczkowej, to konieczne jest jej wydanie. W tym przypadku kopię takiego dokumentu trzeba podpiąć do oryginalnego paragonu.
Co powinna zawierać faktura zaliczkowa?
Faktura zaliczkowa mimo tego, że jest podobna do dokumentu standardowego, to różni się od niej kilkoma elementami. Są one bardzo istotne i rzutują na rzecz zgodności z przepisami prawnymi. Na dokumencie koniecznie trzeba zawrzeć informacje o:
- dacie wystawienia,
- numerze kolejnym faktury (identyfikującym dokument),
- imieniu i nazwisko podatnika oraz nabywcy,
- numerze identyfikacji podatkowej,
- dacie otrzymania zaliczki,
- danych zamówienia (w tym nazwa, cena, wartość, ilość),
- wartości podatku.
W momencie otrzymania zaliczki lub dokonania dostawy towaru czy wykonania usługi zaczyna istnieć obowiązek podatkowy. Ustawa o VAT umożliwia wystawienie faktury zaliczkowej do 30 dni przed otrzymaniem wpłaty. Należy jednak wiedzieć, że samo jej przygotowanie nie powoduje konsekwencji na gruncie podatków, aż do momentu zrealizowania umowy.
Kiedy nie wystawia się faktury zaliczkowej?
Faktury zaliczkowej nie trzeba wystawiać w kilku szczególnych sytuacjach. Dotyczy to przede wszystkim usługi, które wiążą się z takimi elementami, jak:
- dostawa energii cieplnej, elektrycznej, chłodniczej i gazu przewodowego,
- usługi telekomunikacyjne,
- dostarczanie lub uzdatnianie wody wodociągowej,
- dzierżawa, najem, leasing,
- ochrona osób, dozoru i mienia,
- świadczenie obsługi biurowej i prawnej,
- wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.
Wszystkie te czynności opisane są w ustawie o VAT i w ich przypadku obowiązek podatkowy nie powstaje, a więc nie ma obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej.
