Jesteś przedsiębiorcą i na co dzień zajmujesz się wystawianiem faktur? Zastanawiasz się, w jaki sposób możesz ułatwić tradycyjne przygotowywanie tego rodzaju dokumentów? Dowiedz się, czym jest Krajowy System e-Faktur, dla kogo jest on przeznaczony oraz w jaki sposób może Ci pomóc.
Krajowy System e-Faktur – czym jest?
Krajowym Systemem e-Faktur, w skrócie KSeF, nazywa się ogólnopolską platformę teleinformatyczną, która umożliwia podatnikom wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych drogą nie tradycyjną a elektroniczną. Dokumenty przyjmują postać xml, która jest zgodna ze strukturą logiczną według wzorów opublikowanych przez władze. Program informatyczny został wprowadzony przez Ministerstwo Finansów w celu ułatwienia przedsiębiorcom wystawiania tak istotnych dla funkcjonowania biznesu dokumentów. Poza tym ma on zapewniać podatnikom dodatkowe korzyści podatkowe.
Od kiedy obowiązuje Krajowy System e-Faktur i kogo dotyczy?
Do Krajowego Systemu e-Faktur można przystąpić dobrowolnie od stycznia 2022 roku. Zgodnie z ustaleniami związanymi z projektem, Minister Finansów zaznacza jednak, że obowiązek korzystania z programu spadnie na wszystkich czynnych podatników VAT wraz z dniem 1 lipca 2024 roku oraz na podatników zwolnionych podmiotowo i przedmiotowo z podatku z rozpoczęciem 2025 roku.
Wiele osób myli KSeF z PEF, czyli platformę elektronicznego fakturowania, która jest już prowadzona pilotażowo przez Ministerstwo Finansów. Ta jednak służy wyłącznie do wymiany faktur w obrocie z instytucjami budżetowymi. Krajowy System e-Faktur umożliwia natomiast również takie funkcje jak:
- przechowywanie faktur,
- oznaczanie dokumentów numerem identyfikującym,
- weryfikowanie zgodności ze wzorem,
- analizowanie i kontrolowanie danych fakturowanych,
- wysyłanie komunikatów związanych z wystawianiem i otrzymywaniem dokumentów.
Czy warto korzystać z KSeF?
Do momentu, aż Krajowy System e-Faktur nie zostanie wprowadzony przymusowo w obieg sporządzania faktur, przedsiębiorcy mogą samodzielnie zdecydować, czy chcą z niego korzystać. Rząd jednak, aby zachęcić podatników do przystąpienia do platformy, podkreśla wiele zalet, wiążących się z jej wykorzystywaniem. Wśród nich można wymienić przede wszystkim:
- brak konieczności przechowywania faktur i ich archiwizowania,
- zwolnienie z obowiązku przekazywania plików JPK_FA, gdy urząd tego zażąda,
- krótszy czas czekania na zwrot podatku (do 40 dni),
- zapewnienie o bezpieczeństwie interpretacyjnym,
- automatyzacja procesów księgowania i fakturyzowania,
- skrócenie czasu rozliczeń,
- zmniejszenie podatności dokumentów na błędy,
- brak konieczności posiadania faktur tradycyjnych (papierowych).
Należy wiedzieć, że Ministerstwo Finansów chce zachęcić przedsiębiorców do korzystania z przygotowanej platformy ze względu na zwiększenie i ułatwienie im działań kontrolnych. Jeden wspólny system fakturowania umożliwi bowiem fiskusowi dostęp do wszystkich informacji dotyczących transakcji fakturowanych. Dzięki temu możliwe będą łatwiejsze i szybsze kontrole na gruncie podatków VAT.
Krajowy System e-Faktur a dokumenty papierowe – co należy wiedzieć?
Jak wspomniano wcześniej, osoby, które korzystają z Krajowego Systemu e-Faktur, nie mają konieczności zachowywania papierowych wersji faktur. Ministerstwo Finansów podkreśla jednak, że, nawet jeśli system będzie obowiązkowy dla każdego, to tradycyjny dokumenty nie znikną z obiegu. Będzie ich co prawda znacznie mniej, jednak wciąż będą one możliwą do wyboru opcją.
Wszystkie faktury w przygotowanym systemie mają przyjmować taki sam format. Wiąże się to więc z tym, że proces księgowania będzie znacznie prostszy i bardziej czytelny niż ten w formie papierowej. Dodatkowo dzięki programowi teleinformatycznym możliwość popełnienia błędów w trakcie przygotowywania dokumentów znacząco się zmniejszy. Więcej informacji o samym Krajowym Systemie e-Faktur można znaleźć na oficjalnej stronie podatki.gov.pl.
