Jesteś właścicielem przedsiębiorstwa, które coraz bardziej się rozwija? Outsourcing księgowości sprawdzi się dla Ciebie idealnie! Dowiedz się, na czym polega i w jakich obszarach może być pomocny.
Outsourcing, czyli w zasadzie co takiego?
Nazwa outsourcing używana jest przez księgowych dość często. Jest to słowo, które pochodzi z języka angielskiego. Powiązane jest z trzema określeniami:
- outside – na zewnątrz,
- resource – ratunek,
- using – wykorzystywać.
Outsourcing tłumaczony jest więc jako wykorzystywanie źródeł/pomocy zewnętrznych. Inaczej zlecanie obowiązków firmy w danym obszarze podmiotom, które się w nich specjalizują. Takie działanie pozwala na prawidłowe funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. Najczęściej outsourcing wykorzystywany jest w takich dziedzinach, jak:
- księgowość,
- audyty,
- szkolenia,
- zaopatrzenia,
- kadry i płace,
- IT.
Jakie są rodzaje outsourcingu?
Wyróżnia się kilka rodzajów outsourcingu. Podział można pogrupować ze względu na to, w jakim miejscu szuka się danej pomocy ze strony specjalistów oraz ze względu na liczbę obszarów, na których są oni zatrudniani.
- Outsourcing kontraktowy (zewnętrzny) – korzystanie z usług podmiotów zewnętrznych, czyli firm niebędących w żaden sposób powiązanych z danym przedsiębiorstwem.
- Outsourcing kapitałowy (wewnętrzny) – wydzielenie funkcji pomocniczej przez to samo przedsiębiorstwo; odbywa się na zasadzie stworzenia tzw. spółki córki.
- Outsourcing pełny – podpisanie umowy ze specjalistą będącym zewnętrznym usługodawcą na kompleksową usługę.
- Outsourcing selektywny – podjęcie współpracy z osobą niezwiązaną z firmą; dotyczy jednego obszaru danego przedsiębiorstwa.
Wybór odpowiedniego rodzaju outsourcingu powinien być uzależniony od specjalistycznej wiedzy, ilości dysponowanych środków, a także priorytetów organizacji i dostępności czasowej.
Dlaczego warto korzystać z outsourcingu?
Zatrudnienie całkiem zewnętrznego wykonawcy w firmie wiąże się często z dość sporym wydatkiem, dlatego warto zastanowić się nad dokładnym celem takiego działania. Dobrze, jeśli decyzja jest długoterminowa. Budowanie stałego kontaktu ze specjalistami z zewnątrz firmy, umożliwia korzystanie z ich wiedzy i doświadczenia w każdym momencie działań. Outsourcing różni się bowiem od umowy zlecenie tym, że jest to rodzaj współpracy partnerskiej.
Wykorzystywanie outsourcingu posiada wiele zalet. Wśród nich można wyróżnić:
- możliwość skupienia się przedsiębiorcy i pracowników na innych obszarach biznesu,
- korzystanie ze specjalistycznej i branżowej wiedzy w celu rozwoju przedsiębiorstwa,
- zdobywanie sieci kontaktów na rynku,
- utrzymywanie niższego poziomu zatrudnienia,
- odciążanie poszczególnych działów firmy,
- zmniejszanie ryzyka popełnienia błędu w danych obszarach biznesu.
Na jaki outsourcing najlepiej się zdecydować?
Najczęściej wybieranym rodzajem outsourcingu są usługi oferowane przez biura rachunkowe bądź wykształconych księgowych. Wiążą się one z działaniami w obszarze podatkowym i finansowym. Specjaliści mogą zająć się między innymi takimi zadaniami, jak:
- pełna obsługa księgowa,
- prowadzenie KPiR i ewidencji przychodów,
- reprezentowanie klientów w urzędach,
- doradztwo biznesowe,
- rozliczanie kadr,
- monitoring faktur,
- sprawdzenie kontrahentów.
Podjęcie decyzji o tym, z jakim biurem rachunkowym będzie się współpracowało nie jest łatwe. Należy wybrać sprawdzonych profesjonalistów, którzy posiadają odpowiednie doświadczenie i dysponują specjalistyczną wiedzą. Zlecenie zadań ekspertom w zakresie finansów przedsiębiorstwa ma bowiem ogromny wpływ na to, czy będzie ono się rozwijać czy nie.
Na co zwrócić uwagę, decydując się na outsourcing?
Firmy zatrudniona na zasadzie outsourcingu uzyskuje dostęp do różnego rodzaju danych firmy. Należy upewnić się, że ich posiadanie nie wpłynie niekorzystnie na przedsiębiorstwo czy dobro pracowników. Ma to znaczenie zwłaszcza w przypadku osób korzystających z ofert biura rachunkowego. Przed podjęciem współpracy dobrze jest się upewnić, że:
- księgowa posiada odpowiednie kwalifikacje,
- biuro rachunkowe posiada dobre opinie na rynku,
- firma zewnętrzna jest ubezpieczona,
- warunki współpracy zawarte w umowie są odpowiednie.
Zwłaszcza na samym początku współpracy z firmą zewnętrzną, należy dokładnie monitorować jej działania, tak aby upewnić się, że są one zgodne z polityką firmy oraz zawartą umową. Korzystanie z outsourcingu nie zwalnia bowiem przedsiębiorcy od obowiązku prawidłowego wykonywania działań. Odpowiedzialność ostatecznie ponosi bowiem on, a nie firma zewnętrzna.
