Chcesz wiedzieć, czym jest pieczątka księgowa i w jakim celu należy jej używać? Korzystasz z działań biura rachunkowego, który się nią nie posługuje i zastanawiasz się, czy to legalne? Poznaj wszystkie informacje, z którymi warto się zapoznać na temat pieczątek księgowych.
Czym jest pieczątka księgowa?
Biura rachunkowe, a w szczególności zatrudniani w nich księgowi, bardzo często posługują się pieczątkami księgowymi. Te służą przede wszystkim do oznaczania szczególnie ważnych dokumentacji. Dodatkowo umożliwiają one podbijanie faktur, a także segregację pism. Polskie prawo mówi o tym, iż dokument księgowy, który jest rzetelnie i profesjonalnie przygotowany, powinien być dokładnie sprawdzony, a także oznaczony. Takie działania umożliwiają ujęcie go w księgach rachunkowych. Wyróżnia się trzy pieczątki księgowe:
- pieczątki dekretacyjne – występują również pod nazwą tabelaryczny – są niezbędne do oznaczania dokumentów, regulując tym samym obieg dokumentacji finansowej,
- pieczątki księgowe – tworzone są w celu potwierdzenia działań księgowych, najczęściej poza formalnym napisem zatwierdzającym weryfikacje dokumentów posiadają również miejsce na podpis księgowego,
- pieczątka głównej księgowej – zawiera imię, nazwisko i stanowisko księgowej, a także miejsce na jej oryginalny podpis – takie potwierdzenie to jeden z najważniejszych elementów widocznych na różnego rodzaju fakturach.
Wszystkie wyżej wymienione pieczątki księgowe pełnią ważną funkcję, a mianowicie służą do szybkiego opisania dokumentu, a tym samym zatwierdzenia jego prawdziwości.
Pieczątka księgowa – gdzie postawić stempel?
Jak wspomniano wcześniej, pieczątki księgowe stemplowane są na wielu ważnych dokumentach firmowych. Dodatkowo zgodnie z Ustawą o rachunkowości, dobrze jeśli posiada ją również każdy zarząd w organizacji pozarządowej. Pieczątki potwierdzają bowiem opisywanie dowodów księgowych, do których zaliczają się takie elementy jak:
- dowody zewnętrzne obce – wszelkiego rodzaju dokumenty uzyskane od kontrahentów, czyli faktury, rachunki, wyciągi bankowe, noty księgowe,
- dowody zewnętrzne własne – dokumentacja, która jest przekazywana do kontrahentów, a więc wystawiane przez daną firmę rachunki lub faktury,
- dowody wewnętrzne – wszystkie dokumenty, którymi obraca firma wewnątrz własnej jednostki m.in. polecenie księgowania.
Czy pieczątka księgowa jest konieczna?
Wszelkie ustawy zalecają, iż przed opłaceniem i zaksięgowaniem różnego rodzaju dowodów księgowych, konieczne jest ich opisanie. Do tego służą między innymi pieczątki księgowe. Warto jednak wiedzieć, że taki dokument można również opisać własnoręcznie. Dopuszczalne jest również wstawienie na niego odpowiedniego nadruku. Należy jednak wziąć pod uwagę, iż niektóre kontrole podatkowe nie zgadzają się na zszywane lub naklejane dowody księgowe, kierując się brakiem ich trwałości.
Opis dowodu księgowego – co powinien zawierać?
Każda firma, która zatrudnia zewnętrznego księgowego, powinna upewnić się, że potrafi on sporządzać prawidłowe opisy dowodów. Odpowiednio przygotowany dokument powinien zawierać:
- indywidualny numer nadany przez księgowego,
- zapis, na jakim koncie księgowym dokument został zaksięgowany,
- podpis księgowego.
W przypadku zlecania księgowości firmie zewnętrznej nie należy jednak przejmować się koniecznością posiadania pieczątki księgowej. Do obowiązków księgowych należy przygotowanie odpowiedniego dokumentu przygotowanego profesjonalnie zarówno pod względem merytorycznym, jak i rachunkowym czy formalnych.
Czy warto zainwestować w pieczątkę księgową?
Przedsiębiorcy, którzy nie zdecydowali się na zatrudnienie zewnętrznego księgowego, powinni rozważyć zakup pieczątki księgowej. Dodatkowo warto rozważyć również zakup innego rodzaju stempli, które potwierdzają oryginalność dokumentów. Należy jednak pamiętać, że stworzenie pieczątki jest dodatkowym kosztem w firmie. Warto zainwestować w nią, jeśli w firmie realizowane są projekty długoterminowe. To sprawia, że wielokrotne umieszczanie na dokumentach tych samych informacji jest po prostu znacznie wygodniejsze i szybsze.
