Prowadzisz działalność gospodarczą i regularnie wystawiasz faktury? Zastanawiasz się, co zrobić w momencie, gdy wypełnisz ją błędnie? Dowiedz się, czym jest oraz jak sporządzić fakturę korygującą.
Czym jest faktura korygująca?
Faktura korygująca to dokument, który sporządza się w przypadku, gdy dane umieszczone w pierwowzorze nie są już aktualne lub zostały naniesione błędnie. Dzięki niej można więc zmieniać wszelkie informacje na dokumentach księgowych, jakimi są faktury. Należy jednak wiedzieć, że nie zawsze istnieje konieczność jej przygotowywania. Niekiedy możliwe jest bowiem wykorzystanie tzw. noty korygującej. Ta jednak przysługuje wyłącznie podatnikowi VAT, który otrzymał fakturę zawierającą wskazane w ustawie o VAT błędy. W każdym innym przypadku należne jest wystawienie faktury korygującej. Tą najczęściej sporządza się, gdy:
- zmianie uległa podstawa opodatkowania, która została wskazana na fakturze,
- zmieniła się kwota podatku podana w fakturze,
- wykonany został zwrot podatnikowi towarów i opakowań,
- dokonano zwrotu nabywcy całości lub nawet części zapłaty,
- udzielony został rabat lub została zwiększona cena po wystawieniu faktury pierwotnej,
- stwierdzona została jakakolwiek pomyłka w danych na fakturze.
Kiedy należy wystawić fakturę korygującą?
Polskie przepisy nie regulują dokładnie, w jakim terminie powinien być wystawiony dokument, jakim jest faktura korygująca. Należy jednak wiedzieć, że jest to element, który posiada moc klasycznej faktury, a więc należy go traktować równie poważnie. Najlepiej, jeśli zostanie on stworzony jak najszybciej od momentu wystąpienia jakiejkolwiek przyczyny korekty. To umożliwia ominięcie ewentualnych skutków podatkowych, które nakładane są na przedsiębiorców w przypadku zwłoki wystawiania dokumentacji firmowej.
Co zawiera faktura korygująca?
Faktura korygująca powinna zawierać wszystkie elementy, o których mowa w art. 106j ust. 2 ustawy, a więc przede wszystkim numer kolejny i datę wystawienia, a także dane faktury, której dotyczy korekta:
- datę wystawienia,
- numer faktury pierwotnej,
- numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur,
- imiona i nazwiska nabywcy i sprzedawcy,
- numery podatników (najczęściej NIP),
- nazwę towaru lub usługi.
Należy pamiętać, że faktura korygująca powinna być dokładnie zaznaczona. Dobrze, jeśli dokument zawiera konkretne słowo „korekta” lub dokładną nazwę „faktura korygująca”. Warto również umieścić w nim powód, dla którego jest on sporządzony.
Jak przygotować fakturę korygującą?
Fakturę korygującą można obecnie wystawić na kilku portalach internetowych, za pomocą których przedsiębiorca wystawia faktury. Nie jest to bardzo trudne i zazwyczaj wystarczy w takim przypadku zedytować wystawiony dokument pierwotny. Jeśli jednak na którymś etapie przygotowywania korekty pojawią się jakiekolwiek pytania, warto zgłosić się po pomoc do biura rachunkowego. Księgowi pomogą sporządzić fakturę korygującą, tak aby była ona pełnoprawna.
Jeśli podatnik posiada konto w Krajowym Systemie e-Faktur i wystawia on faktury właśnie za pomocą tego portalu, to ma on również możliwość bezpośredniego ujmowania dokumentu korygującego tuż po wystawieniu jej w ewidencji podatkowej.
Czy należy potwierdzić odbiór faktury korygującej?
Do 2020 roku przedsiębiorca, który otrzymywał fakturę korygującą, musiał w jakiś sposób potwierdzić jej odebranie. Dotyczyło to dokumentu „in minus”, a więc takiego, które zmniejszało podstawę opodatkowywania. Najczęściej robiło się to w jednej z niżej wymienionych form:
- drogą mailową,
- faxem,
- pisemnie,
- potwierdzeniem przesyłki poleconej,
- przesłaniem odręcznie podpisanej faktury korygującej.
W 2021 roku w życie weszły przepisy, które umożliwiły przedsiębiorcom dwa rozwiązania. Obecnie mogą oni korzystać z wcześniejszej drogi, którą potwierdzano odbiór faktury korygującej, jednocześnie posiadać uzgodnienia warunków korekty i ich spełnienia lub zdecydować się na przepisy przejściowe, które wprowadzone zostały wraz z utworzeniem pakietu Slim VAT. Więcej informacji na temat tego rozwiązania można przeczytać w jednym z wcześniejszych wpisów na naszej stronie internetowej: mb-ksiegowa.pl/slim-vat-czym-jest-i-na-czym-polega/.
Faktura korygująca to bardzo potrzebny i istotny dokument. Za jego sprawą możliwe jest bowiem wszelkie regulowanie powstałych w pierwotnych informacjach błędów. Stwierdzone pomyłki w cenie, stawce podatku, kwocie podatku od towarów i usług, a także w przypadku udzielania rabatów i upustów, które nie zostaną skorygowane, mogą nieść za sobą bardzo niekorzystne dla podatnika konsekwencje.
